Assistant(E) de Direction Et Du Service études - La Motte-Servolex, France - Pôle Emploi

Pôle Emploi

Entreprise vérifiée

La Motte-Servolex, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Assiste la Direction afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, frappe de courriers...). Assiste et intervient en appui au service Études dans la préparation, l'organisation, la coordination et la mise à jour des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées à la gestion des appels d'offres publics et privés. En assure les parties administratives et le secrétariat. Assure la valorisation des documents qu'il/elle traite, en cohérence avec l'image et les valeurs de l'entreprise : qualité, clarté, sérieux, simplicité, modernité Est force de proposition dans l'organisation des services dont il/elle dépend afin d'en optimiser la qualité et l'opérationnalité. Est amené(e) à jouer un rôle de représentation dans ses missions en liens avec la clientèle, les partenaires, les fournisseurs Assure la confidentialité des dossiers sur lesquels il/elle travaille. Études - Pré-analyse des dossiers d'appel d'offre afin d'en comprendre le fonctionnement, de construire le cadre de réponse, de réunir toutes les pièces et informations nécessaires à la construction du dossier. - Élaboration des mémoires techniques - Formalisation, contrôle et envoi du dossier dans le respect des délais et du cahier des charges puis suivi des résultats - Mises à jour régulières des éléments nécessaires à la constitution des appels d'offre : fiche de références, - Recherches d'informations concernant des produits et/ou techniques spécifiques - Participation à la construction des procédures Études et suivi des dites procédures - Suivi complet des dossiers de qualifications professionnelles et des documents officiels - Accueil téléphonique du service - Classement Direction - Frappe des courriers, comptes-rendus et autres documents émanant de la direction - Organisation des déplacements du dirigeant : réservation avion, train, hôtel - Organisation et suivi d'événements liés à la vie de l'entreprise : pot de départ en retraite, réunion annuelle, repas de noël - Assistance et/ou prise en charge du suivi complet de certains dossiers annexes spécifiques à la direction - Accueil téléphonique de la direction Assurances - Déclarations et suivi des sinistres véhicules et engins - Suivi des assurances dans la gestion quotidienne Missions transversales - Mise à jour et valorisation du site internet de l'entreprise et communication (LinkedIn ) - Ouverture du courrier, tri et transmission à la direction - Accueil des visiteurs et orientation - Gestion et suivi flotte téléphonique et VL Profil souhaité - Motivation - Implication - Dynamisme - Réactivité - Adaptabilité - Maîtrise des dossiers d'Appels d'Offres publics et privés - Une connaissance du secteur du BTP est un plus
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:2 ans
- **Compétences recherchées**:

- Gestion administrative du courrier
- Assurer un accueil téléphonique
- Définir une stratégie de communication
- Réaliser une veille documentaire
- Organiser, coordonner un événement
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- Collecter et analyser des informations
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Travailler en équipe