Gestionnaire Du Secrétariat Général Et de - Strasbourg, France - CDG 70

Description

**La Commune de Melisey recrute**

**Un Gestionnaire du secrétariat général et**

**de l'administration du personnel (H/F)**
**à 35h**

Grades de référence : adjoint administratif principal de 2ème et de 1ère classe, rédacteur, rédacteur principal de 2ème et de 1ère classe

**Melisey**, commune d'environ 1 800 habitants, emploie 25 agents : agents administratifs et techniques,
ATSEM, maîtres-nageurs, bibliothécaire.

Dans le cadre d'une réorganisation de son service administratif, Melisey recrute un Gestionnaire du secrétariat général et de l'administration du personnel (H/F) **à compter du 01/09/2023**.

Véritable garant.e d'un service public de qualité, vous assurez, sous l'autorité du Maire et avec votre
équipe constituée actuellement de 2 agents administratifs, la gestion et l'animation de la politique des
Ressources Humaines (R.H.), la gestion administrative du personnel et assurez une mission de gestion administrative polyvalente (secrétariat du Maire et services à la population).
Vous jouerez un véritable rôle de soutien au Maire et contribuerez directement à développer une gestion harmonieuse des services.
Vous devrez faire des propositions organisationnelles pour faire évoluer le fonctionnement actuel du service administratif, dans une logique d'amélioration continue de la qualité du service rendu tout en intégrant les objectifs d'optimisation en lien avec la politique financière et de ressources humaines de la commune.

Vous occupez actuellement un poste similaire et vous souhaitez vous impliquer au sein d'une nouvelle collectivité avec un nouveau collectif de travail ? Vous désirez engager une évolution professionnelle ?
Vous assurez des fonctions d'encadrement ou vous aimeriez en exercer ?
Le poste que Melisey vous propose est l'opportunité pour vous de contribuer à un projet de réorganisation, et où votre sens de l'innovation et de la conception pourront pleinement s'exprimer.

**Missions**

Participer à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de la collectivité
- Préparation, participation à certaines réunions institutionnelles internes comme externes
- Développement du travail en transversalité avec les autres services de la commune
- Création et gestion d'outils de suivi et d'évaluation tels que des rapports, des dossiers administratifs, des tableaux de bord,
- Participation si besoin à la préparation de dossiers de demandes de subventions et aux dossiers de marchés publics, en lien avec le service finances
- Veille juridique et technique, pour conseiller le Maire et l'alerter sur les risques et les opportunités (techniques, financiers, juridiques)

Coordonner et organiser les instances de gouvernance:

- Organiser l'ensemble des travaux de l'assemblée délibérante dans l'intégralité du processus

(conseils municipaux et commissions municipales)
- Élaboration des ordres du jour, mise à jour de la liste des présents ainsi que les pouvoirs, rédaction des rapports et assurer l'envoi aux élus, avec les convocations et la documentation de référence
- Supervision de la préparation logistique des réunions et des affichages réglementaires
- Rédaction des actes issus des instances et transmission aux élus ainsi qu'aux services : comptes-rendus, procès-verbal, délibérations et lien avec le contrôle de légalité

Assurer le secrétariat général du Maire
- Rédaction des courriers, de notes, préparation et le suivi des dossiers du Maire
- Facilitation de la communication interne entre le Maire, les élus et les différents services
- Gestion de l'agenda du Maire, planification des réunions et organisation matérielle avec l'appui de l'agent administratif en charge de cette fonction
- En collaboration avec les autres services et les élus, instruction ou pré-instruction des dossiers structurants pour la commune, suivi des affaires en cours ou des dossiers particuliers
- Suivi et vérification des parapheurs et des circuits de validation
- Alerte et identification des sujets sensibles et des priorités

Gérer et animer la politique RH de la commune:

- Accompagnement des agents et des services dans leur parcours professionnel
- Gestion des emplois et développement des compétences
- Pilotage de la gestion administrative et statutaire
- Pilotage de l'activité RH et de la masse salariale, en lien avec le service finances
- Information et communication RH

Piloter la gestion administrative du personnel de la commune (hors payes, qui sont traitées par le service finances), en supervisant et en coordonnant le travail de l'agent en charge des ressources humaines:

- Gestion et mise à jour du fichier du personnel
- Exécution, suivi et mise en forme des décisions et dossiers administratifs liés à la carrière des agents
- Gestion administrative du temps de travail
- Organisation matérielle et suivi des actions de formation
- Réception