Assistant Administratif - Aubervilliers, France - Institut national d'études démographiques (Ined)

Institut national d'études démographiques (Ined)
Institut national d'études démographiques (Ined)
Entreprise vérifiée
Aubervilliers, France

il y a 3 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**Descriptif de la structure**

**Missions du poste**

Sous l'autorité des deux responsables de l'unité « Logement, inégalités spatiales et trajectoires », l'assistant-e assure l'administration, la gestion financière et la logistique de l'activité scientifique de l'unité. Il-elle est l'interlocuteur-trice privilégié-e des directions et services sur ces domaines de gestion.

**Activités principales**
- Gérer les déplacements des chercheurs (ordres de mission, états de frais, inscriptions aux colloques, réservation des transports) et assurer la gestion des frais de missions ;
- Organiser la planification, gestion administrative et logistique des manifestations scientifiques régulières (séminaire mensuel et journée d'unité annuelle) ou occasionnelles ;
- Gérer les dépenses de l'unité de recherche et des projets de recherches : préparation et suivi de l'exécution du budget, lien avec les partenaires et services, saisie des opérations de dépenses de l'engagement au service fait sur le SI financier ;
- Accueillir et favoriser l'intégration des nouveaux personnels de l'unité de recherche (doctorant∙es, chercheur∙es associé∙es, chercheur∙es étranger∙ères, chercheur∙es en délégation, stagiaires, etc.) ;
- Assurer le secrétariat de l'unité de recherche (courrier, accueil téléphonique, gestion des plannings des réunions, gestion des fournitures, archivage, diffusion des informations, etc.) ;
- Assurer la gestion d'un « mini-site » web pour l'unité de recherche.

**Profil recherché**

Formation BTS Assistante de direction ou secrétariat, une première expérience au sein de la fonction publique ou au sein d'un EPST serait un plus.

**Connaissances**:

- Connaissance du fonctionnement de la fonction publique ;
- Technique de rédaction administrative
- Notions sur le cadre budgétaire et comptable public (grands principes, chaine de la dépense, AE/CP, etc.).
- La pratique de l'anglais est un plus

**Compétences opérationnelles**:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier parfois contraint et un environnement aux multiples interlocuteurs (chercheur∙es, personnels d'appui ou de support, interlocuteurs extérieurs) ;
- Appliquer et diffuser des procédures et des règles ;
- Travailler en équipe ;
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Word, Excel, messagerie électronique, logiciel budgétaire et comptable (PEP), logiciel de gestion des déplacements temporaires (GFD)) ;
- Savoir gérer l'organisation d'une réunion, d'un évènement, ou d'un déplacement professionnel ;
- Aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie et alerter le cas échéant.

**Compétences comportementales**
- Sens de l'organisation ;
- Gestion des priorités ;
- Rigueur/fiabilité ;
- Capacités d'initiative, d'adaptation et de réactivité
- Polyvalence ;
- Capacité d'adaptation aux nouvelles techniques et souhait de se former pour acquérir de nouvelles connaissances.

JOINDRE UNE LETTRE DE MOTIVATION A VOTRE CANDIDATURE

Type d'emploi : CDD, Temps plein
Durée du contrat : 36 mois

Salaire : à partir de 2 111,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Exigé)

Lieu du poste : Télétravail hybride Aubervilliers)
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