Secrétaire Polyvalente - Paris, France - TRADI ART IMMOBILIER
il y a 2 jours
Description
Rattachée à l'attachée de direction, la secrétaire polyvalente est chargée de l'accueil physique et téléphonique du groupe TRADI ART ainsi que du courrier quotidien. Elle passe les commandes pour les frais généraux, archive les documents et assure le bon déroulement de l'accueil.En appui à l'assistante polyvalente, la secrétaire peut effectuer des missions ponctuelles sur les différentes sociétés du groupe (commande, réception de matériel, classement, enregistrement de commande sur logiciel interne etc.).
**ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE**
- Réception des appels
- Orientation vers les divers services
- Transmission de messages téléphoniques
**ACCUEIL PHYSIQUE**
- Contrôler l'accès dans les locaux (filtrage interphone)
- Orientation des externes vers leur interlocuteur
- Réception des plis et colis
**TRAITEMENT DU COURRIER**
- Réception du courrier_ Dépouillement _ Trie _ Scan _ Distribution
- Récupération du courrier (Boites aux lettres extérieures)
- Enregistrement du courrier du soir
**SUIVI DES CONSOMMABLES**
- Suivi des stocks (imprimantes, Fournitures, café)
- Etablissement des commandes Francis and Co (Consommables, fournitures, viennoiseries, cafés)
- Retour de consos usagées
**ADMINISTRATIF / SECRETARIAT DIVERS**
- Production, reproduction et mise en page de document (courriers, tableaux, compte rendus, rapports,)
- Consulter, saisir ou mettre à jour des données sur informatique
- Classement
- Commandes
- Commerciale : Courriers, envoies de contrats, scan, classement
- Générale de Location : Prise de RDV pour les utilisateurs, suivi des RDV, Edition des fiches de remise ou de retour.
- Surveillance exécution du prestataire TPS - Rangement salle de réunion (pour prêt à recevoir)
**Qualités**:
- Rigueur
- Force de proposition
- A l'écoute
- Réactivité
- Bon relationnel
**Compétences**:
- Avoir une présentation adaptée
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe)
- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook,
- Maîtrise d'Internet
- Respecter la confidentialité des informations et des documents
Type d'emploi : Alternance
Avantages:
- Titre-restaurant
Programmation:
- Du lundi au vendredi
Lieu du poste : En présentiel
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