Assistant(E) de Gestion en Architecture - Paris e, France - VIGUIER Architecture urbanisme paysage

Description

Sous le contrôle de la direction générale et en étroite collaboration avec la direction opérationnelle, le service comptable, ainsi qu'avec les associés et/ou les directeurs de projets, vous occuperez un rôle clé au sein de notre agence renommée, VIGUIER Architecture Urbanisme et Paysage.

Vous interviendrez sur les missions suivantes:
Gestion financière:

- Mise au point des propositions financières et documents contractuels (propositions d'honoraires, conventions de sous-traitance, convention de groupements, avenants, courriers recommandés).
- Participation à la négociation avec la maitrise d'ouvrage, gestion de la répartition des missions, lots et taches.
- Analyse courante des besoins et des compétences, mise à jour du planning des opérations, plannings de charges, synthèse des reportings, veille projets.
- Suivi des états financiers par projet.

Gestion commerciale:

- Traitement des commandes des clients (création, traitement, livraison, facturation, (relance, recouvrement...)
- Participation à certaines réunions de direction
- Suivie de la clientèle (gérer les demandes d'information, les litiges, vente d'options et renouvellement,...)
- Préparation des offres de services, propositions de missions et rémunération (devis)
- Participation aux négociations clients (contrats et avenants) avec les associés et la direction générale
- Assistance à la mise au point des contrats clients, avenants aux contrats (préparation, relecture, alertes, envoyés reçus etc.)
- Participation à l'élaboration des contrats de sous-traitance
- Tenue du prévisionnel de facturation client en temps réel
- Fourniture des éléments de facturation au service de facturation client (déclenchement soit par réception d'informations de la part de la direction opérationnelle, soit selon échéances contractuelles)

Gestion administrative:

- Classement et archivage des documents,
- Rédaction et envoi de courriers, relecture et rédaction de présentation
- Gestion de la base de données, actualisation des informations

Outil "OOTI " (ERP)
- Création de projets ou opportunités (infos projet, client et membres du projet) et mise à jour
- Saisie de la facturation et des paiements client
- Ajout nouveaux utilisateurs avec informations contractuelles, rôles et permissions
- Validation des saisies d'heures des chefs de projet
- Relance des chefs de projets pour la validation des saisies d'heures collaborateurs

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 40 000,00€ à 44 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Question(s) de présélection:

- De combien d'années d'expérience en Architecture disposez-vous ?

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Exigé)

Expérience:

- Gestion d'agence: 2 ans (Exigé)
- Assistanat commercial: 3 ans (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel