Office Manager - Neuilly-sur-Seine, France - IOTA INDUSTRIE

IOTA INDUSTRIE

Entreprise vérifiée

Neuilly-sur-Seine, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Sous la supervision du responsable administratif et financier de IOTA Industrie SARL et des services centraux, vous avez la responsabilité du suivi administrative et financier de notre filiale française:
**SUIVI DES CONSULTANTS**
- Rédige les contrats des consultants comme des sous-traitants et en suit les retours.
- Envoi les dossiers d'embauche (fiches de renseignement, documents administratifs propres à la société, bulletin d'adhésion à la mutuelle) et en assure le suivi, ainsi que la création du dossier physique et celui du serveur.
- Fait le lien entre les consultants et les différents services administratifs, en répondant aux consultants à leurs questions, en relation à leur mission.
- Intègre dans le logiciel interne Iovision tous les documents administratifs, y compris contrat signé, DPAE, etc, vérifie et complète l'ensemble des coordonnées personnelles.
- Assure l'ensemble des démarches liées à l'embauche telles que la DPAE, l'organisation de la visite médicale, etc.
- Organise et suit, l'ensemble des visites médicales. Etablit les déclarations annuelles de cotisations sur le site des centres médicaux et tient à jour, les espaces personnels (liste des adhérents, etc).
- Déclare, sur Net-Entreprise, les arrêts médicaux et auprès de la Prévoyance les arrêts de longue durée.
- Tient à jour, l'ensemble des entrées / sorties, des périodes d'essai et le Registre du Personnel.
- Gère les fins de contrats : lancement des procédures de licenciement, rédaction des courriers en lien avec le Responsable Administratif.
- Assure le suivi des congés payés et des absences.
- Assure la gestion des archives (classement et archivage).
- Assure l'envoi par les consultants des documents nécessaires à l'établissement des bulletins de paie : contrôle des pointages, des notes de frais, des justificatifs, des congés et centralisation de l'ensemble destiné au service comptable.
- Enregistre le bilan carbone mensuel en calculant le nombre de km effectués par chaque consultant.

**SUIVI DES CORPORATES France**
- Mise à jour du Registre du Personnel, établissement des DPAE, organisation et gestion des visites médicales, suivi administratif (attestations employeur, etc).

**ASSISTANAT ADMINISTRATIF**
- Gère le standard.
- Gère le courrier entrant et sortant (affranchissement et envoi).
- Prend en charge les commande et la gestion des fournitures de bureaux.
- Interlocutrice des fournisseurs en règle générale et ceux dédiés à l'entretien des locaux (prises de contact, demandes d'intervention, suivi des devis et factures).
- Commande et gestion des carnets de chèques déjeuner pour l'ensemble des Corporates France, basés au siège ou en province.

Cette liste d'activités est non-exhaustive. Le salarié sera amené à effectuer toutes tâches liées à son périmètre de qualifications.
- De formation minimum Bac +2/3 en Ressources Humaines / Comptabilité / Gestion /...
- Connaissances de base en droit social
- Maîtrise des outils informatiques (Pack Office)
- Vous disposez d'une capacité analytique
- Vos qualités relationnelles vous permettent de travailler efficacement en équipe dans le respect de chacun
- Vous faites preuve de pugnacité et de rigueur
- Être représentatif des valeurs de l'entreprise que sont notamment le respect d'autrui et la conformité aux règles légales

Mutuelle prise en charge à 50%

Tickets restaurant

Carte de transport prise en charge à 100%