Assistant - Assistante de Direction - Strasbourg, France - Eurométropole de Strasbourg

Eurométropole de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 4 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Parmi les compétences de l'Eurométropole mises en œuvre auprès des habitant-es des 33 communes qui la composent, rattachée à la Direction générale adjointe à la Transformation écologique et économique du territoire, la Direction Eau et risques environnementaux assure:

- le pilotage de la politique de l'eau dans tous ses usages ;
- la gestion du cycle de l'eau ;
- la conception et la conduite d'une politique globale de préservation et de gestion de la ressource en eau ;
- le pilotage des risques environnementaux.

La direction Eau et risques environnementaux compte 320 postes.

**Activités principales**:

- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Filtrer et relayer les messages téléphoniques et renseigner les interlocuteur-rices.
- Assurer la réception, le traitement, la rédaction et la diffusion du courrier entrant et sortant via le logiciel Elise.
- Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction, saisie, mise en forme et enregistrement de différents types de courrier, notes, ordres du jour, comptes rendus) selon la charte courrier en vigueur.
- Concevoir et rédiger des courriers et des notes stratégiques.
- Organiser des réunions (rencontres internes au service, comités de pilotage, réunions « stratégiques » en coordination avec plusieurs élu-es, services, directions, structures/partenaires extérieurs):

- convoquer, préparer des dossiers et des outils de présentation, réserver des salles,
- participer à certaines réunions : rédiger et diffuser les comptes rendus et relevés de décision.
- Assurer la diffusion d'information auprès des collaborateur-trices du chef de service.
- Procéder aux archivages, classements de documents (papier ou informatiques) du service, y compris numérisation si nécessaire.
- Intervenir en remplacement de l'assistant-e du/de la directeur-rice et du/de la directeur-rice adjoint-e de la DERE lors des absences:

- gérer l'agenda de l'équipe de direction, organiser et planifier des réunions, organiser et préparer les rencontres élu-es/Direction, assurer l'accueil téléphonique et physique, préparer et assurer le suivi de dossiers, suivre et diffuser le courrier de la direction, suivi des délibérations, participer aux réunions des cadres de la direction et rédiger les comptes rendus, prendre en charge en toute autonomie certains dossiers.

**Activités secondaires**:

- Organiser des déplacements (préparation des ordres de mission, réservation de véhicule pour le chef de service).
- Saisir les informations et mettre à jour les bases de données techniques du service (exemple : fichier installations industrielles, etc.).
- Assurer le relais des alertes météo auprès des agent-es du service.

Sous l'autorité du chef du service Gestion et prévention des risques environnementaux au sein de la direction de l'Eau et des risques environnementaux (DERE), vous accompagnez dans la gestion quotidienne du service le chef de service et les responsables de département dans diverses thématiques techniques (accueil physique et téléphonique, secrétariat, communication, information).
- Bac à bac +2 en assistanat de direction.
- Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée.
- Expertise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Expertise des règles d'expression orale et écrite.
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, etc.).
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, agenda électronique, Powerpoint, Word, Excel, etc.).
- Connaissance administrative des procédures internes, des règles et usages administratifs et du fonctionnement d'une collectivité territoriale.
- Capacité à recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques.
- Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités.
- Capacité à d'adaptation et à rendre compte.
- Capacité à organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Autonomie, discrétion et diplomatie.
- Conscience professionnelle.
- Localisation du poste : 11 quai Fustel de Coulanges 67000 STRASBOURG
- Horaires variables.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d'année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).