Assistant de Direction - Rennes, France - Espacil

Espacil

Entreprise vérifiée

Rennes, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**L'entreprise**
Espacil Habitat est une Entreprise Sociale pour l'Habitat depuis près de 65 ans, qui prône les valeurs humaines et sociales. Notre mission : loger tous les publics. Notre priorité : les intérêts de nos résidents et de nos collaborateurs. Filiale du groupe Action Logement, nous accompagnons la diversité et l'évolution des besoins en logement.
Aujourd'hui au sein d'Espacil Habitat, nous gérons plus de logements dans plus de 280 communes en Bretagne, Pays de la Loire et en Ile-de-France.

**Ce que l'on vous propose
**Au sein de notre Direction Générale et dans le cadre du remplacement temporaire de l'une de nos assistantes de direction, vous travailler en binôme avec l'autre assistante de direction en place. Ensemble, vous assurez le secrétariat de la Directrice Générale et du Directeur Générale Délégué ainsi que la gestion administrative, logistique et matérielle de la direction.**

**Vos missions principales au sein du pool assistanat de la Direction Générale**:

- **Assistanat de direction**
- Etre la première prise de contact pour le compte de la Direction (téléphone, courriers, mails) et gérer l'interface avec tous les interlocuteurs (internes/externes) en apportant, selon le degré de difficulté, un premier niveau de réponse,
- Assurer la gestion administrative des courriers de la Direction Générale (rédaction de courriers et documents, saisie dans les outils internes, suivi des dossiers),
- Assurer la gestion de l'information : réceptionner le courrier, les parapheurs, mails et assurer le suivi et la traçabilité des documents (reporting), préparer les éléments de réponse, assurer la bonne rédaction et mise en forme des correspondances de la Direction,
- Gérer les relations externes (partenaires institutionnels, actionnaire de référence, associations de locataires),
- Assurer la prise en charge de dossiers spécifiques : rédiger et/ou reproduire les documents dans les délais impartis, en créant la mise en forme la plus adaptée aux travaux demandés.
- ** Soutien logistique et organisationnel**
- Participer à l'organisation des conseils d'administration et assemblées générales : assurer la coordination avec le service juridique pour l'organisation, effectuer le relai des informations auprès des administrateurs, préparer les documents de présentation (PowerPoint),
- Préparer les comités de direction, réunions et événements : prise en charge des réservations de salles, des convocations, de la préparation des dossiers et des documents pour les réunions et/ou différentes instances, rédaction des ordres du jour et compte rendu,
- Gérer les agendas et les déplacements (prise de rdv, réservation de salles, billets de train,).
- ** **Secrétariat classique**
- Gestion du courrier entrant, préparation des éléments de réponse, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures, classement et archivage de documents.

**Poste basé au siège social à Rennes, à pourvoir en CDD dans le cadre d'un remplacement de congé sabbatique. A pourvoir du 11 septembre 2023 au 23 août 2024.**

**_Les avantages proposés :_**
- 13ème mois
- Prime de vacances
- Participation, intéressement
- RTT (20 à 22 jours/an)
- Titres restaurant via la carte Bimply
- et bien d'autres choses encore

**Ce que l'on recherche
**De formation niveau Bac+2/+3 (type: BTS SAM, BTS Assistant de Gestion PME, Licence pro Management des PME-PMI, Licence AES), vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans en assistanat de Direction. Une connaissance du secteur du logement social serait un véritable atout.

Réactivité et polyvalence, organisation, rigueur et autonomie sont les qualités nécessaires pour vous sentir à l'aise dans votre poste. Vous êtes apprécié.e pour votre sens du contact et de l'accueil. La satisfaction client n'est pas une option pour vous et aucune faute d'orthographe ne vous résiste Sans oublier vos qualités rédactionnelles et votre bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) qui vous permettent d'être comme un poisson dans l'eau. Enfin, rien de telle qu'une binôme de choc pour parfaire votre épanouissement

**Déroulement du processus de recrutement**:

- Un appel téléphonique de pré-qualification pour évaluer l'adéquation entre votre recherche et le poste,
- Un entretien RH pour apprendre à mieux vous connaitre,
- Un entretien avec la directrice générale et le directeur général délégué axé sur la découverte de votre profil et le poste proposé,
- Une prise de références,
- La décision finale

**_L'aventure vous tente ? N'hésitez plus et postulez vite _