- Prendre en charge le fonctionnement administratif et logistique de la direction : Assister le directeur et son adjoint dans l'élaboration et le suivi des projets de la direction, préparer et organiser les réunions, assister aux réunions de direction.
- Elaborer les tâches administratives : Traiter quotidiennement le courrier via un logiciel (ELISE), organisation de l'agenda du directeur et de son adjoint, suivre des sollicitations parvenant à la direction, enregistrement - mise en forme - relecture et suivi des rapports et délibérations de l'ensemble de la direction, suivi des évènements et manifestations de la direction. Vous assurez la liaison avec les assistantes de la DGAS, des Maisons Départementales des Solidarités (MDS) sur l'ensemble des tâches énoncées.
- Assurer la mise en relation et l'accueil des relations extérieures et de l'ensemble des interlocuteurs.
- Etre le référent fonctionnel des assistants des autres services de la direction, de gérer les congés des assistants de services pour assurer une continuité de service au sein de la direction, sous couvert des chefs de service.
- Assurer la maintenance de la direction : Commander et gérer les fournitures et matériels de bureau et autres, veiller au maintien de la bonne marche de la direction en lien avec l'agent technique de la direction, veiller à la maintenance et l'entretien du matériel de bureau...
Assistant de direction F/H - Savigny-le-Temple, France - Département de Seine et Marne
Description
Qui sommes-nous ?
La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l'enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l'emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.
La Direction de l'Autonomie recherche un assistant de direction sur un poste permanent.
Vos missions
En qualité d'assistant de direction, vous participez à la bonne gestion administrative et financière de la direction en réalisant des tâches diverses. Vous assistez la direction dans l'accompagnement de ses missions de coordination et de centralisation. Vous accueillez, informez et orientez le public prioritairement par téléphone, courriel ou de manière marginale physiquement.
A ce titre, vous assure les missions suivantes :
Votre profil
Vous connaissez les règles de fonctionnement des collectivités territoriales et les compétences services de la collectivité.
Vous maitrisez les outils informatiques et bureautiques
Vous savez rechercher les bonnes informations auprès des bons interlocuteurs
Vous possédez des qualités rédactionnelles, d'expression orale et de vocabulaire professionnel
Vous savez comprendre et reformuler les demandes
Vous êtes capable de recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
Le respect des délais de transmission et l'organisation des réunions n'ont plus de secrets pour vous
Vous connaissez les techniques de secrétariat
Vous êtes en capacité d'appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Vous avez le sens de la confidentialité, du travail en équipe et du service public
Vous êtes rigoureux, disponible et réactif
Nos avantages
• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Gare à proximité
• Prestations sociales et COS
Nos engagements
• Offres de formations innovantes
• Parcours managérial
• Ecole des métiers
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d'intégration
• Le poste est situé à Melun
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.