Assistante de Direction de La Direction de La - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:19/05/2023

**Date de parution **:19/05/2023

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistante de direction de la Direction de la Stratégie et de la Recherche F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
Travail sur une amplitude horaire 7h30 en temps plein, du lundi au vendredi

**Présentation du service**:
La cellule Recherche du GHU Paris centre est composée de 17 personnes : 1 responsable, 1 adjoint dédié aux sujets transversaux, 3 adjoints/référents de site en lien directs avec les investigateurs (HEGP, Necker, Cochin-HTD), 1 personne en support pour les bilans financiers et en charge de missions transversales, 2 gestionnaires RH, 5 gestionnaires commandes, 4 chargés de mission facturation.

**Vos missions**:
L'assistante de la direction de la stratégie et de la recherche assure les missions suivantes:
**Missions permanentes**:

- Gestion du planning de la directrice et de leurs adjoints : agenda, rendez-vous, réunions
- Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc ), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc.
- Préparation de dossiers
- Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word)
- Accueil téléphonique et physique

**Missions recherche**:

- Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l'équipe
- Pilotage de la boite mail générique « Cellule Recherche » et transmission des courriels aux agents concernés
- Organisation du circuit de signature des « Site Suitability Forms »
- Gestion de l'organisation des salles d'archives des cellules recherche (tenue d'un index des dossiers, d'un plan d'archives). Identification des dossiers d'archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes
- D'autres missions peuvent être confiées en fonction de l'actualité

**Missions RH**:

- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la direction
- Gérer les formations
- Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjointes et de l'ensemble des équipes de la cellule recherche

**Missions logistiques**:

- Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d'interventions auprès du magasin hôtelier
- Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques, notamment à court terme : finaliser l'installation des équipes recherche dans leurs nouveaux locaux (harmonisation des PC fixes, des 2èmes écrans, des lignes téléphoniques fixes, etc.) et assurer le suivi des travaux de la salle de détente de l'équipe

**Compétences recherchées**:
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Formation aux techniques de secrétariat : rédaction, classement, organisation
- Excellente orthographe
- Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
- Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit
- Très bonnes qualités relationnelles
- Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative
- Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels
- Logiciel Gestime
- Logiciel SAP pour effectuer les commandes

Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

**Corps et/ou grade cible**:
Assistant médico-administratif

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
France, Ile-de-France, Paris (75)

**Ville**:
Paris 15

**Hôpital et/ou site**:
GHU Centre - Hôpital Necker-Enfants malades

**Service d'affectation**:
Direction de la Stratégie et de la Recherche