Gestionnaire Administratif - Paris e, France - Weetel

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Entreprise vérifiée
Paris e, France

il y a 6 jours

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
Au sein de la Direction de la Production, sous l'autorité du Responsable de la ligne de Production dénommé « Responsable Opérationnel de compte » (ROC):
Contrôler la conformité technique et réglementaire des dossiers de demande de Certificat d'Economie d'énergie (CEE) transmis par les clients bénéficiaires ou les interlocuteurs professionnels.

Assurer le suivi administratif des dossiers de demande en actualisant leur statut (validé, refusé ou demande de complément)

Gérer les échanges avec les clients bénéficiaires ou les interlocuteurs professionnels pour assurer la meilleure compréhension du programme et des éléments nécessaires à la constitution d'un dossier.

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**

**6 activités principales** définissent le métier de Gestionnaire. Chaque activité se décline selon des particularités définies avec le client contractuel concerné (déclenchement, fréquence, conditions de réalisation )

**Activités administratives**
- Réception et ouverture des courriers physique ou électroniques transmis
- Numérisation des documents physiques et rattachement dans les dossiers web sécurisés de chaque client.
- Modification du statut du dossier pour indiquer la bonne réception des éléments attendus
- Classement et archivage des dossiers traités
- Inventaires périodiques de confrontation (stock physique vs stock théorique)
- Constitution des archives physiques à transférer chez notre client ou un tiers

**Activité de traitement des dossiers**

Procéder au contrôle des dossiers CEE réceptionnés en s'appuyant sur les documents et procédures spécifiques à chaque client.
- Sur la forme, s'assurer de la conformité et de l'exhaustivité des pièces transmises (Conformité des informations portées sur la facture et l'Attestation de Fin de Travaux (AFT)
- Sur le fond, s'assurer de l'éligibilité technique et réglementaire du matériel installé.

Ce contrôle doit aboutir au changement de statut du dossier : validé, refusé, demande de complément. Ce contrôle est réalisé sous sa propre responsabilité ou sous le contrôle d'un tiers (hiérarchique ou référent) si son niveau d'autonomie n'est pas jugé suffisant.

**Activité de confirmation de dossiers**

Procéder à un 2e niveau d'analyse pour confirmer la décision prise à l'issue du traitement. Réaliser l'étude des réclamations des bénéficiaires qui demandent la ré-instruction de leur dossier avec des pièces complémentaires. Garantir la position portée par l'entreprise pour le dossier étudié.

En cas d'erreur, faire un retour constructif et formatif auprès du gestionnaire qui avait traité le dossier.

**Activité de garantie technique**

Maîtriser complètement:

- La technique liée à la gestion des dossiers et la règlementation des opérations faisant l'objet de demandes de CEE.
- Le contexte du/des clients

Grâce à cette maîtrise de:

- Passer facilement d'un compte à un autre
- De prendre en compte l'environnement, d'interpréter le contexte de certains dossiers complexes ainsi que ses particularités de traitement.

Valider une position sur ce type de dossier en prenant en compte les aspects règlementaires et clients

**Activité d'organisation générale** **au sein de l'équipe**

Identifier les priorités parmi l'ensemble des actions à réaliser. Cette activité définit l'enchainement approprié des taches et répartit la charge de travail entre les différents intervenants disponibles. L'organisation établie est restituée au responsable de compte avec les éventuels points d'attention ou alertes pour arbitrage.

**Activité de contacts avec les clients bénéficiaires de primes CEE**.

Assurer la prise en charge des questions / réclamations formulées, quel que soit le canal de communication

Réaliser les contacts avec les clients finaux (appels entrants et sortants)

Réception des appels entrants

Apporter le niveau de réponse approprié, tant sur la forme (canal, délai) que sur le fond (pertinence)

S'assurer de l'enregistrement et de la traçabilité des réponses sur les outils mis à disposition

La maitrise des activités décrites ci-dessus est validée par le Responsable de Compte pour chaque collaborateur. Le Responsable de Compte peut alors activer ou désactiver les activités maitrisées selon les besoins de production identifiés et couvrir l'ensemble des prestations à réaliser.

La maitrise de chaque collaborateur sera revue périodiquement pour adapter le positionnement de la rémunération de chaque collaborateur entre **apprenant** et **référent**.

Apprenant:

- En formation
- Sans autonomie
- Sans complexité d'intervention
- Sans compétence exprimée pour de nombreuses activités

Référent:

- 4 activités au moins maitrisées
- Autonome pour le traitement des dossiers
- Maitrisant plusieurs comptes clients
- Formateur des nouveaux arrivants

Réalisant des activi
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