Assistant de Gestion - Lyon, France - Urbanis

Urbanis

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons un profil d'Assistant de gestion F/H, qui va appuyer la Direction de l'agence sur toutes les formalités administratives et de manière générale, dans tous les aspects de son travail pour gagner en efficacité.

Devenir Assistant de direction F/H chez Urbanis, c'est intégrer une équipe dans un esprit collaboratif. Urbanistes, géographes, architectes, thermiciens, travailleurs sociaux et assistants travaillent conjointement sur les missions de l'agence.

Chez Urbanis, chaque rôle est important, chaque intervenant est acteur de la bonne réalisation de nos missions

Sous la responsabilité de la Directrice régionale, vos missions seront les suivantes:

- L'assistance à la directrice régionale sur la signature des documents, la prise de rendez-vous, l'organisation des réunions, la communication interne et externe...
- La gestion et le suivi des appels d'offre à travers la préparation administrative aux réponses à appels d'offre, le classement et suivi des appels d'offres perdus...
- Le suivi des contrats clients : enregistrement des nouveaux contrats, contact avec les clients sur les questions administratives et comptable et classement,
- D'assurer le lien avec les fonctions supports au siège social (DAF, DRH, DSI) par exemple sur la vérification et la transmission des relevés CB au service comptabilité, sur l'appui administratif aux recrutements, l'embauche des collaborateurs, les visites médicales en lien avec le service RH...
- La gestion de la relation fournisseurs : recherche de fournisseurs, passation et suivi des commandes, suivi des facturations et gestion des litiges,
- L'appui administratif des intervenants sur la validation des notes de frais et en faisant l'intermédiaire entre le service RH et les salariés,
- La gestion de notre parc informatique et mobile ainsi que le parc de véhicule,
- La gestion logistique des locaux de l'agence,
- De répondre aux besoins logistiques lors de réunions ou de formations internes,
- Le traitement du courrier et la gestion de la boite mail de l'agence.

Vous appuierez également la direction sur le reporting à travers:

- Le suivi des facturations clients sur l'ajustement de la facturation prévisionnelle, la récupération des facturations réelles auprès des chefs de projet. Aussi, vous êtes l'intermédiaire entre les chefs de projet et le service comptabilité,
- Le suivi des honoraires libéraux : récupération des fiches de répartition et des annexes au protocole de collaboration auprès des chefs de projet, vérification de la corrélation entre les fiches de répartition et les honoraires afin de les transmettre à la comptabilité,
- La vérification des frais généraux et des immobilisations affectées à l'agence.

De formation type Bac+2/3 assistant de direction/gestion, vous justifiez d'une expérience de deux ans sur un poste similaire.

Vous utiliserez les outils bureautiques au quotidien (Pack office et Suite Google).

En contact fréquent avec le public et les prestataires, vous maîtrisez les techniques d'accueil et disposez de bonnes compétences relationnelles.

Afin d'assurer une bonne cohésion de l'agence, vous devez faire esprit d'initiative et mettre en avant votre aptitude à travailler en équipe.

**Les conditions que nous vous proposons**:

- Type de contrat : CDI à temps complet, 39H + 2RTT
- Localisation : Chalon sur Saône
- Date de démarrage prévue : Dès que possible
- Rémunération proposée : Selon profil et expérience
- Avantages annexes : Intéressement aux résultats de l'entreprise, participation, prime vacances, tickets restaurant.
- Urbanis est une société qui appartient à ses salariés, vous avez donc la possibilité de bénéficier d'un plan d'actionnariat attractif

Le développement des compétences améliore l'efficacité professionnelle et contribue à l'évolution de carrière. C'est pourquoi nous vous proposerons l'accès à nos formations diverses, permettant de développer vos compétences métier, et ainsi pouvoir apprendre tout au long de votre parcours professionnel.

Formations internes ou externes vous permettront ainsi d'échanger avec des professionnels variés et aussi de partager vos pratiques avec vos collègues d'autres agences

Si votre profil correspond à nos attentes, le service recrutement prendra contact avec vous pour organiser un premier entretien téléphonique.

A l'issue, la Direction régionale analysera cet échange et vous proposera un entretien physique.

(Si l'échange téléphonique n'est pas concluant et que le processus de recrutement s'arrête là, vous en serez informé).

A compétences égales, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.