Assistant(E) de Direction - Villejuif, France - Mairie de Villejuif

Mairie de Villejuif

Entreprise vérifiée

Villejuif, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**MISSIONS ET CONTEXTE**

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Administrative et Financière, l'assistant.e de Direction apporte une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation de la Direction et de suivi des projets comptables.
participe à l'élaboration de procédures métier, améliore et harmonise la chaîne comptable notamment en assurant une veille réglementaire régulière.

**DOMAINES DE CONTRIBUTION, ACTIVITÉS PRINCIPALES ET TACHES ASSOCIÉES**
- **Suivi des projets et activités de la Direction**
- Rédaction de tous types de courrier administratifs
- Mise au propre et mise à jour des procédures internes
- Rédaction de comptes rendus et PV de réunion
- Renseigner et mettre à jour régulièrement les outils et tableaux de suivi des activités de la Direction (ex : garanties, régies, indices de révisions de prix, fiches de révision indicateurs d'activité, marchés en cours d'exécution, etc.)
- Renseigner et alimenter régulièrement le tableau de suivi de l'activité de la Direction
- **Suivi des ressources humaines et S.I. de la Direction**
- Suivi des congés et des absences o Préparation et accueil des nouveaux agents au sein de la Direction (clés, droits d'accès, matériels, bureau, etc.)
- Gestion des droits d'accès à Civil Finances
- **Organisation de la vie professionnelle de la Direction**
- Accueil téléphonique et orientation des personnes / tiers vers la.e
- Organisation logistique des réunions et des missions de la Direction : réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents
- Organisation des déplacements de la Direction : réservation de moyens de locomotion
- Conception et mise à jour de l'annuaire de la Direction
- Gestion du stock des fournitures de bureau de la Direction
- Gestion des demandes techniques des locaux de la Direction
- Suivi des commissions et instances délibératives de la Commune en lien avec les activités de la Direction
- Veille juridique et archivages des commissions et instances délibératives de la Commune en lien avec les activités de la Direction

**INTERACTIONS PROFESSIONNELLES ET FRÉQUENCE**
- Partenaire en interne_
- Échanges fréquents : Services de la Direction et autres directions opérationnelles et supports
- Échanges occasionnels : Direction Générale
- Partenaire en externe_
- Prestataires externes
- SGC
- Usagers

**COMPÉTENCES**
- **Savoirs**_
- Connaissance des règles de comptabilité publique
- Connaissances des règles d'exécution de la commande publique
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Logiciels (Civil Net Finances / Webdélib) / outils bureautiques (Pack Office, Excel ++)
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- **Savoir Faire**_
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / TIC (logiciel financier Civil Finances)
- Transmettre et expliciter les instructions
- **Savoir Être**_
- Esprit de synthèse
- Avoir l'esprit d'équipe
- Être rigoureux

**CONDITIONS D'EXERCICE**

Travail en bureau et en télétravail

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 2 150,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages:

- Horaires flexibles
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime semestrielle

Lieu du poste : En présentiel