Responsable de gestion administrative H/F - Nice, France - METROPOLE NICE COTE D AZUR
Description
Contexte du recrutement et définition de poste
La Direction Administrative et Financière de la Direction Générale Adjointe Finances et Domaine répond à un besoin de transversalité à trois niveaux :
Préparation des marchés, du budget et de son exécution, suivi des délibérations, des parapheurs, des ressources humaines.
Evaluation des activités des directions et mise en place d'indicateur.
A l'échelle de l'établissement public, de la collectivité, elle assure une mission de coordination des autres DAF en collaboration avec la direction en charge des finances pour la matière financière.
En qualité de Responsable de gestion administrative, vous assurerez la coordination et la gestion des ressources humaines de la DGA, suivrez les instances et relirez les délibérations au visa du DGA.
Vous relirez les parapheurs au visa ou à la signature du Directeur Administratif et Financier et du Directeur Général Adjoint et les avis juridiques.
Vous assurerez le suivi de l'exécution budgétaire et l'élaboration du budget primitif ainsi que l'activité des directions et l'élaboration d'indicateurs de suivi.
MISSIONS PRINCIPALES :
Ressources Humaines:
Suivi des effectifs, de l'évolution des emplois et des recrutements :
Collecter et exploiter les informations sur les mouvements de personnel.
Traiter et analyser les données du domaine d'activité (mouvements, statistiques d'effectifs, masse salariale, etc.).
Elaborer des documents de synthèse pour communication et aide à la décision.
Participer à des jurys de recrutement, organiser les entretiens en collaboration avec les référents et correspondants RH des directions et service.
Suivi régulier des recrutements en collaboration avec les chargés de recrutements de la DRH.
Aide à la mise à jour des fiches de poste, recensement et suivi.
Aide à la définition des besoins en formations collectives, recensement et suivi.
Créer, suivre et adapter le répertoire des métiers et des compétences de la DGA.
Gestion des carrières :
Coordonner les procédures collectives liées à la carrière (formations collectives, évaluations, dossiers de CAP et CT, tableaux d'avancement, communications de la DRH...).
Assurer le conseil et sécuriser les pratiques auprès des directions et services.
Généralités :
Référent RH de la DGA : relais identifié et prioritaire pour la coordination des actions en collaboration avec la DRH.
Se positionner comme le relais d'information direct des agents pour toutes les questions relatives au domaine RH.
Appréhender les problématiques de personnel à la demande du DGA, des responsables de direction ou service, ou de la DRH (ex : carence ponctuelle, problème comportemental, insuffisance professionnelle, problématique organisationnelle).
Sécurisation juridique d'actes:
Suivi des instances :
Relecture des projets de délibération et fiches Q/R + avis juridiques.
Participation aux comités de lecture, le cas échéant.
Suivi et relecture des courriers de l'ensemble des directions au visa du DAF :
Relecture et visa des parapheurs au visa ou à la signature du DAF.
Délivrance d'avis et/ou conseils juridiques :
Relatif aux contrats (baux, marchés, etc.).
Relatif aux délibérations.
Relatif à la rédaction de courriers.
Relatif aux pratiques RH.
Elaboration budgétaire et suivi de l'exécution:
Elaboration du budget :
Piloter la campagne budgétaire en transversalité avec les directions.
Organiser des réunions de coordination.
Collecter et exploiter des estimations en dépenses et en recettes faites par les services.
Accompagner l'équipe comptable pour les saisies sur SEDIT MARIANE pour la préparation du budget primitif.
Collecter et rédiger les éléments de langage accompagnant les propositions de budget.
Exécution budgétaire :
Mettre en place et assurer le suivi de tableau de bord.
Organiser des réunions d'information avec les directions.
Rédiger des notes d'information ou d'alerte.
Assurer un reporting auprès de la direction générale adjointe et de la direction en charge des finances.
Elaboration d'indicateurs et suivi de l'activité des directions:
Mettre en place des indicateurs d'activités des directions en collaboration avec les directeurs.
Organiser des réunions de coordination.
Collecter et exploiter les données nécessaires au suivi des indicateurs.
Accompagner les directions dans le suivi de leur activité.
Rédiger des notes d'information ou d'alerte.
Conditions de travail :
Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite).
Travail de bureau et déplacements occasionnels
Utilisation d'équipements informatiques
NBI: non.
RIFSEEP: 4.
NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT).
Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables
Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions...
Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profil recherché
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie A de la Filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Gestion des administrations publiques, droit public, RH.
Compétences :
Connaître le statut de la fonction publique territoriale.
Compétences organisationnelles et coordination de différents acteurs.
Compétences rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
Mettre en place des dispositifs de suivi et contrôle à l'aide de tableaux de bord.
Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier.
Connaitre les processus et circuits de décision de la collectivité.
Analyser et synthétiser des informations dans des outils d'aide à la décision.
Maîtriser les procédures administratives et juridiques associées à la fonction.
Savoir faire preuve de rigueur dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager la responsabilité de la collectivité.
Savoir faire preuve de discrétion dans la gestion des ressources humaines.
Qualités recherchées :
Connaissance de la fonction publique territoriale.
Rigueur et organisation.
Qualité rédactionnelle.
Sens relationnel développé.