Stagiaire Assistant Directeur Adjoint H/F - Strasbourg, France - ICANS | Institut de cancérologie Strasbourg Europe

Description

L'alliance entre les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (CHU) et le Centre Paul Strauss (CLCC) a abouti en 2019 à l'ICANS. Ce rapprochement entre deux établissements leaders dans le traitement du cancer a permis de doter l'Alsace d'une offre de soins d'excellence en cancérologie publique accessible à tous les patients, et de hisser l'ICANS au rang des meilleures expertises dans le soin, la recherche et l'enseignement en cancérologie. Avoir connaissance de l'ensemble des dossiers liés à l'activité de secrétariat de la Direction générale
Assurer une continuité de service les jours ouvrés (du lundi au vendredi), selon les horaires d'ouverture de la Direction Générale
Participer à la gestion administrative de la Direction générale
Assister le Directeur Général Adjoint et organiser son secrétariat
Organiser le traitement et la circulation de l'information interne et externe
Assurer la gestion logistique des réunions et la gestion des ressources matérielles
1/ Participer à la gestion administrative de la Direction Générale
5 jours par semaine) :
Prendre en charge l'accueil téléphonique (filtre, prise de message)
Gérer la boîte mails dédiée au secrétariat de la Direction Générale
Gérer le courrier entrant (enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)

Assurer le suivi des réunions de direction et des CODIR : préparation et diffusion des ordres du jour, mise en forme des comptes rendus, diffusion des CR, archivage.

Suivre des projets portés au sein de l'établissement et tout particulièrement par le Directeur Général Adjoint (projet stratégique, dialogue de gestion, rencontres services)
Organiser les déplacements, gérer les frais professionnels du Directeur Général Adjoint

3/ Assurer le secrétariat du Directeur Général Adjoint :
Assurer la frappe et la gestion du courrier sortant (frappe, envoi, enregistrement, diffusion et suivi)
Assurer la frappe et la gestion des notes et des décisions (frappe, enregistrement, diffusion et suivi)
4/ Organiser la circulation de l'information en interne et en externe :
Mettre à jour et diffuser les informations liées à son fonctionnement général
Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du fichier de contacts institutionnels et de partenaires extérieurs
Le traitement de l'information est réalisé dans le cadre de chronos mutualisés DG / DGA

Suivre certains projets institutionnels et apporter un soutien ponctuel (projet stratégique, mission Prévention, appui rédactionnel ou administratif, aide logistique à l'occasion d'évènements, etc.)
Apporter un appui pour l'organisation et la gestion de l'appel à projets interne annuel (enregistrement et suivi des candidatures, organisation des jurys, rédaction et envoi des courriers réponses) et contribuer au suivi de l'avancement des projets financés par les dons
Etre en appui pour l'envoi de mailings aux donateurs
Etre en appui administratif sur la gestion des successions.
Assurer la suppléance pour la gestion des ressources matérielles de la DG
Prendre en charge l'intégration et l'accompagnement des stagiaires de la Direction générale, des nouvelles secrétaires des chefs de pôle, chefs de service ou directeurs fonctionnels et être la personne référente
Assistant(e)s de direction des directions fonctionnelles, secrétariats internes
Personnel médical
Interlocuteurs externes, institutionnels et particuliers

Maîtriser les savoir-faire liés à l'activité de secrétariat (accueil physique, téléphonique)
Maîtriser les outils bureautiques, de messagerie électronique et les logiciels métiers
Maîtriser l'anglais (lu/écrit/parlé)
Maîtriser le vocabulaire propre au secteur médical et/ou hospitalier
Posséder une culture juridique et institutionnelle et disposer d'une aisance rédactionnelle dans ces domaines

Aisance relationnelle, sens de l'accueil, du service, des relations humaines
Formation
Diplômes et expérience
Niveau III- BTS Assistante de Direction
Maîtrise de l'anglais (lu/écrit/parlé)
Poste en CDI, prise de poste immédiate.