Agent Administratif Et Financer - Le Chesnay, France - Mairie du Chesnay-Rocquencourt

Mairie du Chesnay-Rocquencourt
Mairie du Chesnay-Rocquencourt
Entreprise vérifiée
Le Chesnay, France

il y a 2 semaines

Sophie Dupont

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Sophie Dupont

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Description
La Direction du Numérique de la Commune du Chesnay-Rocquencourt est en charge du pilotage de l'ensemble des projets technologiques portés attendus par les directions métiers, de l'informatique de gestion à la dématérialisation des procédures en passant par l'informatique industrielle ou la sécurité des biens et personnes.

Dans ce contexte, l'adjoint administratif et comptable doit assurer les missions relatives à la commande publique et aux actes administratifs de la commune, dans un cadre réglementaire exigeant.

**MISSIONS DU POSTE**

Gérer cycle de vie de la commande publique de la Direction du Numérique:

- **Demande de devis** aux fournisseurs sur la base des expressions de besoin émises par les collègues de la Direction du Numérique ;
- **Saisie des bons de commandes** sur les imputations budgétaires adéquates en CAPEX et OPEX (Cegid/Eksaé puis CirilGF sur 2024) ;
- **Suivi du processus de validation** et de signature par l'autorité ;
- **Envoi des commandes**, relances éventuelles ;
- **Suivi des bons de livraison** et des **PV de réception**:

- V**alidation des factures présentées** (CHORUS Pro) après vérifications auprès des chefs de projets concernés ;
- **Traitement des courriers** et des annexes (arriérés de paiement, relances, avoirs )

Suivre la relation contractuelle avec les prestataires:

- **Suivi du cycle de vie** des contrats de maintenance et de prestation (échéances, renouvellements ), des marchés et des conventions diverses ;
- **Échanges avec les homologues** administratifs de la collectivité ou des prestataires pour le suivi des devis, commandes et factures ;
- **Escalade auprès du manager** pour les cas litigieux ou les arbitrages.

Contrôler l'état de l'exécution budgétaire de la Direction du Numérique et des budgets annexes:

- **Suivre l'état d'érosion budgétaire** en cours d'année et alerter sur les risques de sur/sous consommation (2,2 M.€ en 2023) ;
- **Engager les dépenses** à venir sur l'année pour anticiper la facturation ;
- **Participer au processus d'élaboration budgétaire**, sur la base des exercices passés, des dépenses nouvelles et des projets inattendus.

**ACTIVITES**
- Participer au briefing quotidien pour remonter les faits marquants et synchroniser les actions avec le reste de l'équipe de la Direction du Numérique ;
- Assister aux jalons majeurs des projets structurants pour lesquels un suivi administratif particulier est nécessaire ;
- Élaborer les tableaux de bord de suivi financier trimestriels pour la synchronisation de l'activité avec la Direction des Finances ;
- Rédiger les actes administratifs liés à la commande publique (décisions du Maire notamment) ;
- Mettre à jour la base de données relatives aux commandes publiques en cours et anticiper leur renouvellement, notamment vis à vis des pièces administratives (courriers de reconduction ou de révocation ) ;
- Pointer quotidiennement les factures liées aux contrats et de rattacher leur imputation ;
- Formaliser les bons de commandes sur la base des devis établis par les fournisseurs, à la demande des agents du service ;
- Assister le chef de service dans l'élaboration des budgets de fonctionnement annuels sur la base des dépenses constatées lors de l'exercice précédent;
- Assurer un accueil téléphonique pour les demandes administratives ;
- Traiter les dossiers de demande de certificat RGS (accompagnement possible) ;
- Assurer une veille réglementaire simple sur les grandes évolutions de la réglementation applicables au numérique dans les collectivités territoriales (RGPD, NIS2, REEN ) ;
- Gérer l'interface avec le service des Archives Municipales pour les demandes de versements ponctuels (formation possible si nécessaire).

En fonction du profil, une participation plus importante à la coordination de projets d'envergure constituera un axe d'évolution.

**MOYENS**

Progiciels métiers:

- Gestion financière : Eksaé
- Outil de gestion des actifs et des contrats : GLPI
- Suivi de projet en mode agile : Kanboard
- Actes administratifs : WebDelib

Logiciels bureautiques et collaboratifs (Nextcloud)

Messagerie instantanée et visioconférence : Element - Matrix - Zoom

**CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE**

**Horaires**:

- Poste à temps complet
- Lundi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h30 à 17h00, et mardi de 8h30 à 17h30.
- Pause-déjeuner (1 heure) à coordonner avec l'équipe pour assurer la continuité de présence
- 25 jours de congés + 23 jours de RTT

**Contraintes spécifiques liées à l'exercice du poste**:

- Disponibilité pour répondre à des dépassements d'horaires ponctuels et programmés en période de préparation budgétaire
- Disponibilité sur la messagerie instantanée indispensable sur les horaires de travail
- Télétravail possible à l'issue d'une période d'intégration

**COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES**

**Diplômes ou For
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