Assistant Administratif - Nancy, France - Université de Lorraine

Université de Lorraine

Entreprise vérifiée

Nancy, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**À propos de nous**:
Et si vous contribuiez au rayonnement d'une université classée dans le top10 des universités françaises ?

L'Université de Lorraine forme plus de étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d'enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d'un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).

L'Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s'appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu'appliquée.

En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l'université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l'Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.

Au sein de l'Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l'Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c'est innover ».

**Mission**:
L'Ecole Nationale Supérieure en Génie des Systèmes et de l'Innovation (ENSGSI) forme environ 350 étudiants.

Elle est composée de 35 enseignants et enseignants-chercheurs et de 15 personnels administratifs et techniques.

**Description du poste**:
L'assistante administrative est chargée d'assister d'une part la Secrétaire Générale dans la gestion et l'organisation administrative de l'Ecole et d'autre part le service partenariats dans l'organisation des différents événements phare de l'Ecole ( 48 h pour innover, Ecole d'été,.).

**Activités principales**

**Mission 1 : A ce titre l'agent doit assister la Secrétaire Générale**
- Gérer et traiter les informations orales, écrites et numériques
- Participer à l'organisation des réunions initiées par la Secrétaire Générale, préparer et gérer les dossiers et réunions de travail : inviter les personnes concernées, s'assurer de la réservation et de la préparation de la salle, assister éventuellement à la réunion et rédiger le compte-rendu
- Participer à la vie institutionnelle de l'Ecole et assister le personnel pour son organisation
- Réaliser les tâches administratives concernant le volet Ressources Humaines, dans le respect des procédures mises en place par l'UL
- Suivre le process d'élaboration et de signature des conventions, dans le respect des procédures mises en place par l'UL
- Organiser les déplacements et gérer les missions des personnels, des étudiants et des extérieurs
- En lien avec les services, organiser l'archivage administratif
- En lien avec la responsable finances, relancer les partenaires financiers de l'Ecole (fournisseurs, « clients »)
- Assister la Secrétaire Générale dans l'organisation des opérations électorales

**Mission 2 : A ce titre l'agent doit assister le service partenariats dans l'organisation des événements ORION : 48h, Think Innovation Week, Workshop franco-allemand**
- soutenir la chargée de mission Orion dans les tâches logistiques, organisationnelles et administratives
- être l'interface entre l'ENSGSI et la cellule Orion de l'Université
- participer aux événements Orion : en amont, pendant l'événement et en aval

**Activités associées**:

- Mettre à jour l'annuaire de l'Ecole
- Gérer les listes de diffusion de l'Ecole (actualisation régulière de la base de données, suppression/ajout des membres)
- Participer aux manifestations de l'Ecole (Journée Portes Ouvertes, Remise des diplômes)
- Suivre les demandes d'autorisations émanant des étudiants pour la tenue de manifestations

**Profil**:
Vous devez être titulaire d'un bac minimum, avoir une expérience réussie sur des missions similaires.

**Connaissances**
- Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels courants

**Compétences opérationnelles**
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents divers : courriers, comptes-rendus, diaporamas
- Savoir restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse
- Savoir rendre compte

**Compétences relationnelles**
- Sens du travail en équipe
- Confidentialité et discrétion
- Rigueur
- Autonomie
- Capacité d'initiatives, d'organisation et d'adaptation

CDD temps plein à pourvoir du 15 Avril au 31 Août 2024 (renouvellement possible par année universitaire).

Rémunération : 2144 € brut mensuel.

Poste de catégorie B de la fonction publique.