de Projet Evenementiel Et Administratif - Paris, France - Expertise France

Expertise France

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Expertise France est l'agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L'agence intervient autour de quatre axes prioritaires:

- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d'ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l'expertise technique et joue un rôle d'ensemblier de projets faisant intervenir de l'expertise publique et des savoir-faire privés.

Les activités auront lieu sur plusieurs zones géographiques, définies annuellement, il est attendu du/de la chargé.e d'événementiel et de logistique qu'il/elle se déplace régulièrement (2 à 3 fois par an) pour conduire sa mission.

Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non-exhaustive):
**Gestion logistique**:

- En coordination avec la Chargée de projet, l'Assistant.e projet assure ou appuie l'organisation logistique:

- Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
- Gestion des avances et remboursement de per diem
- Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
- Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
- Réservation des hébergements
- Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
- Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
- Suivi budgétaire de l'organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
- Appui éventuel pour les passations de marchés des projets

**Gestion administrative**
- En lien avec la CP admin-fi, appui administratif à la passation de marché : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations des éléments contractuels notamment il/elle pré-remplit les contrats d'expertise et les contrats de prestation de services, enregistre les contrats dans l'outil de gestion administrative de l'agence (Atlas) ;
- Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants ).
- Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
- Rédaction de comptes rendus de réunions ;
- Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ;
- Mise à jour des tableaux de bord existants (suivie des contrats, des experts ).

**Gestion budgétaire et comptable**
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
- Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
- Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
- En coordination avec la CP admin-fi, il/elle contribue à l'élaboration des rapports financiers ;
- Prépare les clôtures annuelles et d'autres exercices budgétaires ;
- Prépare les audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ;
- Appuie la CP admin-fi dans le suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l'organisation des audits

**Appui transverse**
- Appui à la mise en page de documents ;
- Appui au suivi-évaluation du projet ;
- Appui aux activités de communication ;
- Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données )

**Description du projet ou contexte**:
De janvier 2023 à janvier 2026, Expertise France met en œuvre le projet Knowledge Hub Geospatial financé par l'Union Européenne. Le projet consiste à sensibiliser les parties prenantes des pays en développement à l'utilisation des données spatiales produites par l'Union Européenne via ses programmes Copernicus et Galileo et de stimuler l'entreprenariat spatial.

Ces données, qui sont mises à disposition de façon gratuite par l'UE, sont encore peu utilisées par les pays en développement, et ce, malgré la politique open source promue par l'UE et le potentiel économique et sociétal de ces données qui permettent de guider la décision pour répondre aux enjeux locaux.

Pour faciliter l'appropriation de ces données par un plus grand no