Assistant / Assistante de Gestion Administrative - Niort, France - Pôle Emploi

Pôle Emploi

Entreprise vérifiée

Niort, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Direction des Services Techniques, des Travaux et de l'Equipement. MISSION GÉNÉRALE Gestion et suivi de commandes et de factures dans le cadre des procédures comptables, de la dématérialisation des pièces justificatives des dépenses, du respect des crédits alloués et en conformité avec la règlementation en vigueur. MISSIONS PRINCIPALES GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES ENERGIES - Contribution à l'établissement et au suivi des budgets annuels d'énergie de l'Etablissement (eau, électricité, gaz, granulés bois, fioul) - Suivi administratif de l'exécution du Contrat de Partenariat portant sur les installations de chauffage, climatisation, ventilation et groupe électrogène (bons de commande, traitement des factures, révision des prix, ) - Actualisation régulière des outils mis en place pour le contrôle des factures, au vu des évolutions contractuelles et règlementaires des prix GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES REPARATIONS DE VEHICULES - Gestion des commandes et factures d'entretien et réparations des véhicules et suivi des dépenses - Gestion administrative des sinistres automobiles MISSIONS ANNEXES - Refacturation aux structures (EFS, AURA, PEOPLE & BABY, ) sous contrat avec l'établissement de prestations telles que la fourniture d'énergie, des interventions de maintenance, - Etablissement de l'ensemble des dossiers de recette émanant de la Direction - Gestion des dictaphones et lecteurs analogiques (distribution aux Services de soins, réparations, ) Le périmètre du poste est susceptible d'évoluer à partir de 2024 avec notamment la prise en charge de missions complémentaires à celles énoncées ci-dessus. MISSIONS PONCTUELLES - Prise en charge des appels téléphoniques au secrétariat de la Direction, dans le cadre du planning établi entre les agents de gestion administrative du Service - Participation à la clôture de l'exercice budgétaire SAVOIR-FAIRE Si possible, connaissances en matière de comptabilité publique et de commande publique Capacité à appréhender les textes règlementaires et contractuels, notamment sur les énergies SAVOIR-ÊTRE Hiérarchisation des priorités Autonomie dans l'organisation du travail Sens des responsabilités / Prise d'initiatives Gestion de l'urgence / Réactivité Qualités relationnelles / Dynamisme Esprit d'équipe / Disponibilité Discrétion professionnelle
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:1 an
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Compétences recherchées**:

- Outils bureautiques
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Saisir des documents numériques
- Maîtrise des logiciels WORD et EXCEL
- Utilisation de logiciels métiers
- Utilisation des outils bureautiques
- Travail en équipe
- Sens de l'organisation
- Rigueur