Responsable Administration Générale - Annecy, France - CAF de Haute-Savoie

Description

Vous pilotez la gestion stratégique du budget de gestion, des achats et des opérations immobilières. Vous êtes en charge du suivi des indicateurs de gestion et de l'efficacité opérationnelle de la caisse.

En tant que manager, vous développez les compétences de son équipe en vue d'atteindre les objectifs.

Vous conduisez des projets internes en lien avec votre secteur d'activité. Au titre du CPOG en cours et vous serez mobilisé sur plusieurs projets au cœur du projet d'entreprise:

- Démarche Qualité de vie au travail,
- Projet Flex-office et optimisation immobilière,
- Démarche développement durable.

Le poste est placé sous la responsabilité du Directeur comptable et financier (DCF) dans le contexte d'une réorganisation interne en cours. Vos missions, en lien étroit avec l'équipe du service dont vous assurez la responsabilité hiérarchique, s'articulent autour de différents axes:
Budget
- Participer à l'élaboration du budget de gestion dans ses différentes composantes (PEI, PNI) selon le cadrage national. Production des tableaux de bord et éléments d'analyse nécessaires au pilotage et au suivi budgétaire. Animation du Codir Budget avec la Direction pour proposer les arbitrages nécessaires.
- Assurer les différents reportings budgétaires, en interne (CA, CSE, Direction) et avec le secteur budgétaire de la Caisse nationale (dont les opérations d'arrêté des comptes et de clôture budgétaire).
- Gérer les relations avec les partenaires institutionnels (Ucanss, expert immobilier régional) et avec les fournisseurs stratégiques de la Caisse.
- Contribuer à des activités ponctuelles ou régulières telles que des études de contrôle de gestion (possibilité de formation à la méthode AB/CM)

Achats
- Développer et mettre en œuvre des stratégies d'achat efficaces pour répondre aux besoins logistiques et immobiliers (AO, sélection des FRS, négociation des contrats, évaluation des prestations).
- Assurer la passation des commandes, leur réception ainsi que l'ordonnancement des dépenses et recettes de gestion de la caisse (frais de fonctionnement et investissements).
- Garantir le respect des procédures d'achats public, la mise en œuvre des marchés nationaux et régionaux mutualisés, assurer le suivi des contrats et des relations fournisseurs.
- Collaborer étroitement avec les différentes parties prenantes internes et externe pour promouvoir la stratégie RSO de l'organisme (conformité aux normes qualité et environnementales, sécurité, durabilité) et identifier les opportunités d'optimisation des coûts et fonctionnement.

Immobilier - Logistique
- Elaborer le schéma directeur immobilier dans le cadre des orientations nationales (PNI et des nouveaux besoins métiers (« flex-office » ; espaces collaboratifs ; accueil du public et schéma d'accessibilité des services).
- Assurer la gestion du patrimoine mobilier et immobilier de la Caf. Décliner la maîtrise d'ouvrage et le suivi des travaux, organiser et veiller à la maintenance des différents sites de la Caf et à la gestion de l'inventaire du patrimoine.
- Organiser les conditions matérielles d'activité des services : accès sécurisé aux locaux, mise à disposition des fournitures et des consommables, accompagnement des projets des services, gestion de la flotte automobile, organisation d'évènements, etc.
- Conduire le plan de sobriété énergétique.
- Être acteur de la déclinaison du schéma directeur de sûreté, du plan de continuité d'activité, du plan de mobilité.
- Assurer les différents reportings nationaux en matière immobilière

Vous êtes rigoureux et organisé et vous savez faire preuve d'initiative et de réactivité.

Vous savez partager vos idées et vos analyses avec vos collaborateurs dans une démarche constructive et d'amélioration.

Vous avez un bon relationnel et savez faire preuve de pédagogie pour travailler avec vos interlocuteurs au sein de chaque Direction et dans les services. Vous avez également la capacité à défendre les intérêts de la Caf dans le cadre des relations Fournisseurs.

Vous avez de l'appétence pour la conduite du changement et la gestion de projets, y compris ceux comportant un volet technique (travaux par exemple).

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Teams).

Des connaissances et/ou une première expérience en comptabilité-budget et/ou en matière d'achat public constitueront un atout.

Poste proposé au Niveau 8 de la convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale. Rémunération mensuelle brute : 3 093 € sur 14 mois.

Le poste nécessite une disponibilité importante et la capacité à se rendre au siège de la caisse dans des délais courts en cas d'intervention. Des déplacements réguliers dans les différents sites de la caisse sont à prévoir.

Télétravail possible, horaires variables, prime d'intéressement, CSE, tickets restaurants, comp