Coordinateur Administartif - Paris, France - Premier Research

Description

Prise de poste : 08/01/2024 Baccalauréat Paris

Nombre de poste : 1 CDD (6 mois) À négocier

**Description du poste et des missions**:
**Vos missions**:
Directement rattaché(e) à l'Office Manager, le Coordinateur Administratif travaillera depuis nos bureaux situés au cœur de Paris (avenue de l'Opéra).

À ce poste, le Coordinateur Administratif fournira un soutien administratif diversifié, avancé, sur des sujets parfois confidentiels. De solides compétences administratives et organisationnelles sont requises. L'attention aux détails et la capacité de hiérarchiser plusieurs tâches sont essentielles. Comme le Coordinateur Administratif sera également le premier point de contact pour nos visiteurs et pour certaines questions des salariés, une esprit de service est indispensable.

Les responsabilités sont très diverses et comprennent:
**Tâches administratives (comptabilité, ressources humaines...)**
- Gestion des factures (y compris la communication avec le comptable lors de ses visites sur place...)
- Gestion des notes de frais
- Mise à jour des tableaux de suivi (planification et vacances, incidents sur site )
- Mise à jour des dossiers des employés (électroniques et papier)
- Aide à la préparation de la paie en fournissant des données pertinentes, telles que les absences, les congés
- Mise à jour des bases de données RH (ex. vacances, arrêts de travail,)
- Autres tâches administratives RH en collaboration avec le service RH

**Services généraux**
- Recevoir, trier et distribuer le courrier quotidien
- Fournir un soutien général aux employés en cas de besoin
- Gérer l'approvisionnement, le stockage et la mise à disposition de fournitures pour le bureau et la salle de pause
- Effectuer des vérifications quotidiennes pour assurer que les espaces de réunion, de bureau et de stockage sont propres et organisés
- Assurer la liaison avec les prestataires externes (prestataire de nettoyage, d'archives, de maintenance...)
- Vérifier les espaces de travail et de repos pour identifier les besoins de réparations ou de rénovations
- Résoudre les problèmes mineurs ou organiser des réparations au besoin

**Gestion des événements et des visiteurs**:

- Recevoir les visiteurs à la réception en les accueillant, en les orientant et en les annonçant de manière appropriée
- Filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
- Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord,...)
- Organisation de réunions (organisation des déplacements et de l'hébergement, restauration, taxi, mise en place des salles de réunion, etc.)

**Profil et compétences**
- Expérience avérée en tant qu'assistant administratif ou assistant administratif de bureau
- Connaissance des systèmes et procédures de gestion d'un bureau
- Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)
- Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à prioriser le travail
- Souci du détail et compétences en résolution de problèmes
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale
- Capacité à être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
- Sens du service
- Solides compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâches
- Très bon niveau / Maîtrise de l'anglais (oral et écrit) - le poste nécessite de réviser des documents en anglais et de travailler avec des personnes ne parlant pas français
- Maîtrise du français