Assistant(E) de Formation - Paris, France - SCIENCES PO

SCIENCES PO

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Dans les métiers de l'assistanat, découvrez celui d'assistant(e) de formation à l'Executive Education/Summer School. Un poste très complet et polyvalent dans un environnement stimulant et exigeant.

Vous avez le sens du contact et du service commercial ? Vous êtes reconnu.e pour vos qualités organisationnelles et vous aimez travailler en équipe ainsi qu'en mode collaboratif avec d'autres services ? Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et vous parlez une autre langue ?

Et si vous connaissez le domaine de la formation professionnelle et ses dispositifs c'est encore mieux

**DESCRIPTION DE L'ENTITE**:
**Sciences Po Executive Education** assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris. Au sein de l'Executive Education, les actions de formation de la Summer School & Short Courses se déclinent à travers trois domaines d'activités:
**La Summer School **(en juin & en juillet), qui regroupe le Programme Universitaire (pour des étudiants et jeunes professionnels) et le Programme Pré-Universitaire (pour des lycéens) ;
**La Winter School** (en janvier) : pour des étudiants et jeunes professionnels ;
**Les programmes sur-mesure** (tout au long de l'année), qui nous permettent d'accueillir des étudiants d'universités partenaires de Sciences Po dans le cadre de programmes de formations courtes mises en place sur demande.

**DESCRIPTION DE LA MISSION**:
Sous la responsabilité de la Directrice de la Summer School & Short Courses et fonctionnellement en lien avec toute l'équipe, vous devrez notamment assurer les fonctions suivantes:

- Organisation administrative et logistique de tous les programmes (Winter School, Summer School et programmes sur-mesure):

- création des unités pédagogiques et inscriptions pédagogiques sur l'outil de la scolarité, édition des cartes d'étudiants, suivi de l'assiduité, vérification, édition et envoi des relevés de notes et certificats de participation ;
- coordination des dossiers administratifs des enseignants et autres intervenants de la Summer School & Short Courses en lien avec le Pôle enseignant (confirmation de l'intervention, suivi des dossiers administratifs, édition des lettres d'engagement, paramétrage des informations dans le système de la scolarité, vérification et validation des rémunérations) ;
- réservation des salles de cours et pour les évènements, commande et impression des supports des enseignants, signalétique
- mise à jour et suivi des divers calendriers des programmes : créer, communiquer et veiller au respect des emplois du temps ;
- organisation et suivi de l'évènementiel des programmes : journées d'accueil et de clôture, premiers jours des cours, sorties, interventions d'intervenants extérieurs ;
- Gestion de la relation avec différents prestataires pour le logement, les activités extra-scolaires, le service traiteur, les transports : définition des besoins, négociation des prestations, suivi des commandes & facturation, etc ;
- Gestion budgétaire : Demande de devis, demandes d'achat, suivi facturation et mise en paiement dans le logiciel de gestion financière, en lien avec la Direction financière ;
- Suivi de la procédure du recrutement et les inscriptions des étudiants en lien avec la responsable de programme en charge des admissions ;

**PROFIL**:

- Vous êtes titulaire au minimum d'un Bac + 2/3 (BTS, Licence), et vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur un poste en assistanat polyvalent, dans un contexte international ;
- Excellente maîtrise de l'anglais et du français indispensable (à l'oral comme à l'écrit) ;
- Grand sens du service client ;
- Capacité à gérer les imprévus (volonté de trouver des solutions), rapidité d'exécution, réactivité, goût pour l'interaction avec des cultures du monde entier ;
- Goût du travail bien fait, souci du détail, rigueur dans la gestion des tâches ;
- Fortes capacités d'organisation et de coordination, respect d'un calendrier, forte autonomie ;
- Aptitudes à passer d'un sujet à un autre et à prioriser (logique de gestion de multiples dossiers en transversal) ;
- Goût pour le travail en équipe ;
- Capacité à maîtriser des nouveaux systèmes d'information (outils d'admissions, de la scolarité et de gestion financière) ;
- Excellente maîtrise des outils informatiques (Pack Office, notamment Excel).

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 2 400,00€ à 2 600,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 21/08/2023