Gestionnaire Assemblée Et Actes - Montreuil, France - VILLE DE MONTREUIL

VILLE DE MONTREUIL

Entreprise vérifiée

Montreuil, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Filière:
**Administrative** ou Administrative

Métier:
**Juridique**

Catégorie:
**B ou C selon profil**

**Rédacteur territorial**

**ou Adjoint administratif territorial-AAT**

Titulaire

**Montreuil**

**(Seine-Saint-Denis 93)**
***

**Titulaire ou contractuel**

Expérience:
**1 à 2 ans**

Rémunération statutaire + régime indemnitaire

Date limite:
**10/06/2023**

**Descriptif et missions**:
GESTIONNAIRE ASSEMBLÉE ET ACTES F/H

**Ville de MONTREUIL recrute**:
**Gestionnaire assemblée et actes F/H
**Service : juridique et assemblées
- Grade : Adjoint administratif principal à rédacteur principalACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assurer la préparation du conseil municipal
- En amont de la séance : Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance
- Le jour de la séance : participation au conseil, prise des votes, prise de notes
- En aval de la séance : préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées
- Rédiger la liste des délibérations et le procès verbal de séance
- Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité
- Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement, analyse juridique des actes administratifs de la collectivité
- Télétransmission des actes en Préfecture
- Archivage informatique et physique des actes
- Tenue des recueils et des sommaires des actes
- Publication des actes sur Opendata et sur le site Internet de la ville
- Publication de contenus dans l'intranet
- Transmission et communication des actes aux tiers
- Administrer le logiciel métier AirsDelib
- Gérer les droits, les modèles, le workflow et la validation des documents
- Faire l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
- Assurer l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances
- Formation
- Dispenser des formations aux services pour mieux appréhender le fonctionnement du logiciel Airsdelib
- Soutien et information aux services, à la direction générale et aux élus. Correspondant auprès de la préfecture
- Renseignements physiques et téléphoniques
- Formulations de relances sur les délais
- Demandes de précisions sur les actes
- Interlocuteur de la préfecture, du cabinet du maire et de la direction générale
- Gérer le budget du service
- Réaliser les opérations comptables pour la gestion du budget du service (formation des élus, déplacements, cotisation associations...)
- OPEN DATA
- Mise en ligne et anonymisation des délibérations sur le site de la ville
- Syndicats professionnels
- Enregistrer les création, modification et dissolution de syndicats professionnels et procéder à l'édition et l'envoi des récépissés et courriers liés
- ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
- Participer à l'évolution et la modernisation du service (développement de procédures et d'outils).
- Organiser le bureau municipal, les commissions, et tout organe émanant du Conseil municipal (si rétabli)
- ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
- SAVOIR FAIRE
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, saisir des documents de formes et de contenus divers en s'adaptant à l'interlocuteurRédiger des documents administratifs, créer des outils de suivi
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, les appels téléphoniques
- Vérifier la validité des informations traitées
- Gérer et actualiser une base d'informationsRechercher des informations, notamment réglementaires
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion appliqués au métier et à la collectivité
- Aptitude relationnelle
- MOYENS
- Matériel bureautique et de téléphonie
- Progiciels spécifiques, logiciels pack office
- CONDITIONS D'EXERCICE
- Horaires et rythmes variables en fonction de l'activité du service (pics d'activité liés aux assemblées)
- Présence tardive les soirs de conseil municipal
- Intérim du responsable en cas d'absence
- Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
- HABILITATIONS
- Télé-transmission des actes - certificat électronique**Profil recherché**:
GESTIONNAIRE ASSEMBLÉE ET ACTES F/H

SAVOIRS
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
- Progiciels de gestion métier et de la collectivité
- Procédures de service et procédures administratives
- Logiciels de bureautique
- Vocabulaire professionnel du service
- Techniques de recherche documentaire
- Techniques de communication orale et écrite
- SAVOIR-ÊTRE
- Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier, discrétion, réserve et confidentialité
- Rigueur et sens de l'organisation
- Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'info