Assistant de scolarité - Toulouse, France - ISAE-SUPAERO

Description

Poste de catégorie B - Groupe IFSE 2 des SA

Mission

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et auxcontractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).

"Contratde travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portantdispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État, notamment son article L et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif auxdispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'État."

Description employeur :

L'ISAE-SUPAEROest un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pourmission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet laformation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique etspatial et les domaines connexes.

Ladirection des formations est chargée de toutes les actions de formation(formations ingénieur – sous statut étudiant et sous statut apprenti, masterset mastères spécialisés). Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, lamise en place de l'offre de formation et l'accompagnement des élèves dans laconstruction de leur projet professionnel.

Sonactivité s'exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre desprocessus suivants :

Concevoiret faire évoluer l'offre de formation

Recruterles étudiants

Dispenserla formation

Administrerles étudiants

Une contrainte forte de la Direction deFormation dans ses missions est sa position d'interface multiple :direction de l'ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions, les services desoutien, étudiants d'origines académiques et géographiques variées, nombreuxintervenants extérieurs, industriels, universités et centre de recherche enFrance et à l'étranger.

Descriptiondu service :

Au sein de la directiondes Formations - Le Pôle Scolarité a pour missions principales de :

· Assurerl'inscription et la gestion administrative des étudiants

· Organiserles jurys de passage et de diplomation ;

· Contribueraux cérémonies de baptême et de remise des diplômes

· Délivrersur demandes d'anciens et actuels étudiants les documents de scolarité

· Suivrel'ensemble des éléments diplômants des diplômes délivrés à l'ISAE-SUPAERO

Les missionsprincipales du pôle scolarité concernent :

Les inscriptions

Le suivi des élémentsdiplômants et la diplomation

Lesuivi de la tarification des droits de scolarité

Les boursessur critères sociaux et autres organismes financeurs

Le traitement de données informatiques pour des enquêtes internes et réglementaires

L'édition de documents à destination des élèves, cartesétudiantes, certificats, diplômes...

Au -delà du suiviadministratif des études, le pôle scolarité est également fortement impliquédans l'évolution des systèmes, outilsinformatiques et bases de données. D'ici la rentrée 2026, le système actueld'information de gestion des élèves – Cocktail – sera remplacé parle progiciel Auriga.

Dans ce cadre, une place importante estaccordée à la digitalisation et l'automatisation des processus pour gagner enefficacité, notamment par ladématérialisation des échanges et des éditions de documents.

Le pôle a la charge du déploiement duguichet unique au sein de l'Institut.

Le poste nécessiteune aisance et un goût pour le travail avec les outils informatiques.

Le titulaire duposte est l'interlocuteur privilégié du Gestionnaire SI de la Direction desFormations pour tout ce qui concerne les outils informatiques en place au Pôle Scolarité.

Il est responsable des campagnesd'inscriptions, des décisions d'admission et de la bonne tenue du tableau debord inter-service Cycle Ingénieur généraliste et de spécialité (base dedonnées internes).

Ce poste nécessite polyvalence, rigueuret organisation. La communication, la coopération et l'échange d'informationsau sein de l'équipe est primordiale.

Le titulaire doit avoir une visionglobale de l'ensemble des missions du Pôle Scolarité afin de pouvoir fournir unpremier niveau d'informations et/ou de pouvoir orienter vers l'interlocuteuridoine.

La communication, la coopération et l'échanged'informations dans l'équipe sont primordiales.

La connaissance de l'enseignement supérieur estnécessaire.

Tout assistant de scolarité est amené à éditer des cartesétudiantes, délivrer des attestations de scolarité, participer aux campagnesd'inscriptions, prendre part à l'évolution du règlement de scolarité et à larédaction des procédures relatives au processus FORMER et s'investir dans ledéploiement du guichet unique.

Ø Pilotageet suivi des Inscriptions administratives cycles Ingénieurs

Ø Elaborationde la partie Scolarité dans le Tableau de Bord Cycles Ingénieurs

Ø Suivide la tarification des droits de scolarité Cycles Ingénieurs

Ø Rédactiondes décisions d'admission Cycles Ingénieurs, des décisions d'exclusion

Ø Suivides évolutions des outils informatiques en lien avec le gestionnaire SI de laDF

Ø Réponseaux enquêtes et requêtes internes DF et inter-Directions

Ø Participationaux cérémonies de remise des diplômes et à la levée de drapeau (rentréescolaire)

Ø Référentdu cadre de délivrance et de la mise à jour des modèles attestations

Ø ProjetAuriga : corédaction des spécifications du pôle scolarité et soutien aumapping

Profil

Savoir-faire :

Bureautique/Informatique (maîtrise d'Excel exigée)

Organisation, planification

Communication, relations extérieures

Prise de décision

Connaissance du fonctionnement de l'Institut

Utilisation des bases de données

Anglais

Savoir-être :

Organisation – Méthode

Autonomie - Initiative

Dynamisme

Esprit d'équipe et souci du client

Modalités decandidature :

Effectif global étudiants : 1600 étudiants touscycles confondus

Effectif étudiants diplômés : environ 700

Bureau collectif de 7 agents

Horaire variable

Date limite de réception des candidatures : 26 avril 2024

Début du contrat : 02 mai 2024

Rémunération : selon l'expérience

Télétravail : jusqu'à 2 jours par semaine sous conditions

Participation mutuelle : 15€ bruts mensuels sous conditions

54 jours de congés (dont 25 CA et 29 RTT)

Restauration collective

Contribution aux frais de transports

Notre site est accessible en transports en communs

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveurde l'accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cetteoffre est ouverte à tous.