Assistant(e) Chargé des Moyens Généraux - Paris, France - HAROPA PORT

Description

Qui sommes-nous ?

4e port nord-européen en tonnage et 1er port pour le commerce extérieur de la France, HAROPA PORT est connecté à tous les continents grâce à une offre maritime de premier plan. C'est aussi le 1er port fluvial européen pour le transport de passagers et le 1er port exportateur de céréales d'Europe de l'Ouest. Il génère un trafic maritime & fluvial de 110 M de tonnes/an. C'est également le 1er hub logistique de France avec une surface foncière de ha dont 30% réservés à la protection de l'environnement.

Etablissement public de l'Etat, HAROPA PORT regroupe 1 900 salariés essentiellement de droit privé. Ils sont répartis au sein du siège social basé au Havre et des directions territoriales du Havre, de Rouen et de Paris.

La direction territoriale de Paris contribue au développement de la logistique du dernier kilomètre et du transport fluvial de marchandises grâce à son réseau portuaire composé de 6 plateformes multimodales et de 70 ports urbains répartis en Ile-de-France. Elle assure une ouverture maritime au Grand Paris et contribue à positionner HAROPA PORT comme 1er port fluvial français et 1er port intérieur au monde pour le transport de passagers. Elle compte près de 200 collaborateurs.

Principales missions :

Sous l'autorité du Responsable du Département des Ressources Humaines et des Moyens Généraux et sous le contrôle du Chargé des Moyens Généraux, l'intéressé(e) aura pour principales missions :

Ø Gestion de la relation avec les prestataires en convention UGAP :

• Piloter le service accueil/standard/courrier composé de 2 personnes et le service nettoyage composé de 5 personnes,
• Piloter les réunions de contrôle qualité en lien avec l'UGAP et les prestataires,
• Assurer le suivi administratif et comptable des conventions avec l'UGAP.

Ø Gestion des achats hors production :

• Recueil des besoins des entités : commandes consommables, mobiliers... et suivi des livraisons,
• Suivi de la gestion des stocks,
• Etablir les demandes de devis des fournisseurs selon le respect du code des marchés publics,
• Gestion budgétaire via le logiciel interne SOLFI : rédaction des bons de commandes, rapprochement des bons de commande, des bons de livraison, des factures...
• Assurer l'interface avec le Pôle comptabilité.

Ø Gestion du parc automobile (environ 40 véhicules) :

• Suivi administratif du parc automobile (mouvements, contraventions, prolongation de contrats, contrôle techniques, révisions, avantages en nature, TVS et relèves kilométrage),
• Mise à disposition et reprise de véhicule,
• Gestion des cartes carburant.

Ø Gestion des demandes aux Moyens Généraux :

• Répondre aux demandes des collaborateurs et de notre locataire du 6ème étage de Cap 15 : chauffage, climatisation, parkings, badges d'accès, téléphonie,
• Déclencher et suivre les interventions liées aux machines à café / fontaine à eau, consommables d'hygiène,
• Déclencher les interventions techniques curatives selon les types de demandes et en assurer le suivi,
• Assurer le retour d'informations vers les utilisateurs et clôturer les demandes.

Ø Gestion de l'entretien des espaces :

• Suivre les travaux de petite maintenance et d'entretien courant (peinture, électricité, plomberie, serrurerie, propreté des locaux, espaces verts...),
• Mettre en œuvre les plans d'actions correctifs,
• Suivre le plan de maintenance préventive,
• Anticiper par des contrôles réguliers et alerter sur tout dysfonctionnement des installations techniques,
• Gestion du recyclage des consommables, des déchets.

Ø Gestion de la téléphonie fixe et mobile :

• Ouverture, affectation, suspension et résiliation de ligne
• Mise à jour des annuaires téléphoniques

Ø Gestion des badges d'accès du Siège et suivi des différentes demandes.

Ø Consolider les données nécessaires à la réalisation du bilan carbone et plus globalement au suivi du Plan d'action Environnemental piloté par le Département RSE : gestion et suivi des bordereaux de déchets.

Ø Assurer un reporting régulier auprès du Chargé des Moyens Généraux et du Responsable du Département.

Formation requise :

Ce poste nécessite une formation BAC+2 de type SAM, GEA, GACO.

Expérience requise :

Ce poste nécessite une expérience opérationnelle confirmée acquise dans un service Moyens Généraux, dans le domaine de la maintenance et entretien de sites, ainsi que dans le pilotage et suivi de prestataires.

Il est ouvert à toute personne expérimentée, possédant les compétences et les capacités requises.

Compétences requises :

• Vous possédez des compétences dans le domaine des Moyens Généraux,
• Vous avez une bonne maitrise des outils informatiques, bureautiques (Pack Office),
• Curieux, vous avez une forte appétence pour le terrain et un excellent sens du service client,
• Bon communiquant, vous êtes doté d'un bon relationnel,
• Vous êtes autonome et savez prendre des initiatives,
• Vous avez l'œil client, êtes rigoureux et possédez le sens du détail,
• Vous êtes disponible et réactif,
• Rigueur et bonne capacité organisationnelle.

Classification de l'emploi :

AM1

Spécificités :

Poste situé au 2 Quai de Grenelle Paris 15ème