Assistant Administratif Direction Générale Et - Metz, France - Talents Valley

Talents Valley

Entreprise vérifiée

Metz, France

il y a 3 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Talents Valley, cabinet de recrutement, pour notre client, la CCI de la Moselle, 2ème chambre territoriale du Grand Est, porte-parole des entreprises, qui agit sur l'ensemble du territoire mosellan tant en formation via CCI CAMPUS (formation initiale, formation continue, alternance ) qu'en Appui et Conseil aux entreprises et ce en concertation avec les branches professionnelles, collectivités ou l'État, nous recherchons leur Assistant Administratif Direction Générale et Communication F/H.

En relation avec le Président et le Directeur Général, vous gérez la vie institutionnelle de la CCI Moselle en veillant au respect du protocole et vous réalisez les tâches administratives pour la Direction Générale et pour la Communication opérationnelle et institutionnelle.

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Vos activités principales :_**

**Pour la Direction Générale**:

- Mise en place et gestion administrative des séances d'installation de la mandature (membres titulaires, membres associés, conseillers techniques),
- Interface avec le Président, les élus et les différentes institutions et services de l'État dans le cadre de la vie institutionnelle
- Organisation et gestion des agendas du Président et du Directeur Général et planification des déplacements (réservations hôtels, restaurants, billets de train ),
- Conduite de dossiers, traitement et suivi du courrier de la Présidence et de la Direction Générale et gestion des invitations
- Accueil téléphonique et physique pour la Présidence et la Direction Générale,
- Gestion de l'archivage de tous les documents officiels,
- Gestion et suivi des mandats de représentation dans les différentes commissions et organismes extérieurs à la CCI Moselle,
- Organisation de la logistique des réunions institutionnelles de la CCI Grand Est se tenant à METZ,
- Gestion de la location des salles de réunion (3 espaces) et organisation de la logistique pour les différentes réunions se tenant dans l'enceinte de l'institution 10-12 avenue Foch (devis, convention de mise à disposition, remise des clés, préparation salles, coordination, état des lieux,
- Relais auprès du service « Ressources Humaines » concernant la gestion du personnel (recrutement, arrêt maladie, CHS...)
- Établissement des bons de commande pour la Direction Générale

**Pour le service « Communication »**:

- Interface et coordination avec les services de la CCI Moselle pour le suivi des dossiers destinés au Président concernant ses interventions lors de réunions ou conférences (transmission des informations amont et aval)
- Établissement des bons de commande et suivi budgétaire du service,
- Gestion des formulaires d'inscription pour les événements,
- Mise à jour des différents fichiers VIP (députés, sénateurs ),
- Renouvellement des abonnements presse,
- Conduite de dossiers, traitement et suivi du courrier pour le service,
- Accueil téléphonique et physique pour le service

Les présentes missions et activités ne sont pas exhaustives et peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins du service.

Formation de niveau Bac+3 à Bac+5 (Économie, Gestion, Lettres ou Droit), vous justifiez d'au minimum 8 ans d'expérience.

Vous avez une très bonne maitrise des outils bureautiques sous windows/outlook.

Vous possédez une compétence approfondie de l'outil virtuel Microsoft Teams.

**Compétences et connaissances essentielles**:
Polyvalence, disponibilité et adaptabilité

Esprit de synthèse

Discrétion, rapidité, efficacité et rigueur

Aisance rédactionnelle

Qualités relationnelles

Sens de l'organisation

Bonne gestion du stress

Fermeté et amabilité

Présentation irréprochable pout tout événement

Connaissance des méthodes et procédures internes

**Les savoir-être dans lesquels vous vous reconnaissez**:
L'intelligence situationnelle,

Le sens de la confidentialité,

Le goût du service,

La bonne humeur au quotidien,

L'empathie,

L'agilité intellectuelle, et factuelle,

Le sens des priorités,

La capacité à anticiper,

La polyvalence

Qui sommes nous ?

TALENTS VALLEY, Cabinet de recrutement