Secretaire Administratif - Bordeaux, France - Groupe hospitalier Pellegrin

Groupe hospitalier Pellegrin

Entreprise vérifiée

Bordeaux, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Descriptif**

Descriptif du poste:
Le Centre d Investigation Clinique Innovation Technologiques (CIC-IT) recrute un secrétaire administratif (grade assistant médico-administratif).
Contenu du poste
Assister les coordonnateurs du CIC IT dans la gestion administrative et financière du service.
Mission(s) générale(s)
- Assurer la gestion des commandes et l organisation des missions des personnels
- Réaliser le suivi et le bilan financier des projets et ressources du service
- Réaliser les missions de type secrétariat
- Assurer un support administratif au processus de recrutement et à la gestion du temps des personnels (et stagiaires)

Principales activités
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel
- Gestion et coordination médico-administrative
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d activité

Mission(s) spécifique(s)
- Saisir les commandes dans les logiciels selon les procédures et assurer leur suivi
- Mettre en place les missions dans les logiciels selon les procédures, et assurer leur suivi jusqu au remboursement des frais
- Gérer les requêtes de suivi et de clôture budgétaires selon les règles « Gestion Budgétaire et Comptable Publique »
- Assister les coordonnateurs dans la gestion administrative et financière des contrats et conventions
- Réaliser les tableaux de suivi des dépenses et recettes annuels
- Assister les coordonnateurs dans la rédaction des bilans scientifiques et financiers annuels et quinquennaux (activité bibliographique, mise en forme des rapports)
- Gérer la mise à disposition des ressources matérielles en relation avec la direction des systèmes d information, la plateforme biologique d innovations biomédicales et les autres opérateurs (téléphone, ordinateurs, équipements)
- Animer les réunions de fonctionnement interne, en saisir les compte-rendu, ainsi que ceux des réunions des revues de projets
- Accueillir les visiteurs et gérer le courrier
- Organiser des réunions, visites, conférences et événements... et participer à la communication du service (mailing)
- Traiter des courriers, dossiers du personnel du service, documents dans son domaine (enregistrement numérique, tri, traitement, diffusion, archivage)
- S assurer auprès des employeurs de la bonne exécution des procédures de recrutement et imputations budgétaires pour les personnels et stagiaires
- Saisir dans le logiciel de gestion du temps de travail le présentiel du personnel hospitalier
- Participer à l élaboration et à l amélioration du Système Qualité (rédaction de documents, relevés d indicateur)

Principales conditions particulières d exercice
Travail sur écran prolongé ( à 4h)
CDD renouvelable
Profil recherché:
Aptitudes attendues:
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser son planning de travail, de rendez-vous, des visites
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers, dont Excel
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel relatif à la recherche
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d activité
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
S exprimer avec professionnalisme auprès d une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Connaissances attendues
Utilisation de l anglais à l oral et en lecture/écriture
Bureautique
RGPD
Communication
Gestion Budgétaire et Comptable Publique
Organisation et fonctionnement interne de l établissement
Management par la Qualité
Secrétariat
Vocabulaire médical

**Personne à contacter