Coordinateur/trice Aux Affaires Générales Ehpad - Paris, France - FONDATION AULAGNIER

Description

**COORDINATRICE AFFAIRES GENERALES**

**I- Présentation de la Direction Commune et des établissements**

La Fondation AULAGNIER et LES MARRONNIERS sont deux établissements publics médico-sociaux autonomes relevant de la Fonction Publique Hospitalière. Ces deux établissements sont en Direction Commune depuis le 15 MARS 2018.

Plusieurs autorisations d'activités sont exercées par la Fondation AULAGNIER et LES MARRONNIERS:

- 280 places d'EHPAD dont 28 lits d'Unité d'Hébergement Renforcée et 23 places de PASA
- 167 places de Service de Soins Infirmiers à Domicile
- 30 places d'un dispositif expérimental d'EHPAD à Domicile
- 45 places d'accueil de jour orientées vers l'accompagnement de personnes atteintes de la maladie d'ALZHEIMER ou de maladies neuro dégénératives,
- Une plateforme d'accompagnement et de répit à destination des aidants

Soit un total de 522 lits et places.

Le budget d'exploitation de la Direction Commune est de 18M€, la Direction Commune rémunère en moyenne 280 ETPR.

Enfin d'assurer la continuité et la tenue des affaires générales ainsi que la mise en œuvre de la politique qualité des établissements, les établissements de la Direction Commune recherche un/une coordinatrice des affaires générales et de la qualité.

**II - Missions et Activités principales**
- **Secrétariat de Direction des Directeurs**:

- Rédaction des courriers au besoin
- Ouverture du courrier (en l'absence du secrétariat de direction)
- Gestion des mailing listes et des envois des messages institutionnels (interne et externe, notamment en cas de gestion de crise )
- Gestion de certains appels téléphonique (dossiers directeurs ou délégation des directeurs)
- Gestion des agendas des directeurs
- **Secrétariat général des instances**:

- Organisation physique et administratives de toutes les instances avec les Directeurs concernés (CA - CTE - CHSCT - CVS) : maitrise de l'agenda - préparation des ODJ - convocations - vérification des quorums - comptes rendus - suivis des délibérations
- **Gestion et suivi des agendas institutionnels**:

- Au-delà de l'agenda des instances, il est attendus une dynamique d'impulsion et de tenue de l'agenda des réunions institutionnelles : réunion de direction - réunion interservices
- **Communication interne et externe**:

- Gestion des équipes du service accueil des deux EHPAD : organisation du travail - gestion du temps de travail
- Mise en place et déploiement des documents d'information internes et externes (à destination des professionnels et à destination des usagers, par exemple journal d'information )
- Déploiement des usages des supports de communication extérieures : site internet notamment et gestion des sites internet.
- Participation active au déploiement d'action de communication intégrant les deux établissements et tous les services (charte graphique, logo commun )
- **Coordination de la démarche qualité : mise en place opérationnelle de la gestion documentaire et aide technique à la tenue des échéances réglementaires**:

- Secrétariat de certains groupes qualité
- Secrétait qualité en collaboration avec le directeur en charge de la politique qualité
- **Implication dans les obligations RGPD**:

- Participation à la Formation relative à la règlementation concernant la protection des données
- Désignation comme Déléguée à la protection des données des établissements de la direction commune (fonctions à venir)

**III - Identification du poste**
- **Liaisons hiérarchiques**

Sous l'autorité du Directeur d'Etablissement et des Directeurs Adjoints.

En position hiératique sur les agents d'accueil (6 personnes)
- **Liaisons fonctionnelles**

Chefs et responsables des différents services : 17 personnes
- **Lieu, horaires**

Principalement sur Fondation AULAGNIER et au besoin sur LES MARRONNIERS : à définir et en fonction des agendas

37h / sem 12 RTT

net, selon expérience

**IV - Diplômes et/ou formations**

Diplôme de niveau 6.

**V -Compétences et qualités requises**

**Savoir faire**
- Sait se situer au sein d'une équipe pluridisciplinaire (analyser, synthétiser, transmettre),
- Planifie et organise son temps
- Conserve une distance fonctionnelle, grand sens de la discrétion
- Rigoureux (se) et méthodique,
- Sens de l'observation, de l'analyse et de la synthèse
- Expression écrite et orale impeccables

**Connaissances associées**
- Une connaissance du fonctionnement général des établissements médico-sociaux relevant de la Fonction Publique Hospitalière (environnement institutionnel et réglementaire) sera apprécié ainsi qu'une culture professionnelle inhérente au secteur d'activité.

Personne fiable, organisée, méthodique, et dotée d'un grand sens de la discrétion. Son bon relationnel lui permet de nouer des contacts fructueux avec tous les chefs de service. Nécessité de disposer d'un bon sens de l'ob