Assistant de Direction - Le Chesnay, France - Inria - Institut national de recherche en sciences et technologies du numérique

Description

** Assistant.e de direction pour la Mission Sécurité Défense (H/F)**

**Ville **: Le Chesnay - **Date de prise de fonction souhaitée **: 01/02/23

**Type de contrat **:Mobilité ou CDD - **Durée de contrat **: 2 ans
**Niveau de diplôme exigé **:Bac + 2 ou équivalent

**Fonction **:Personnel des fonctions support (IT)
**Corps d'accueil **:Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)
**Niveau d'expérience souhaité **:De 3 à 5 ans

**Equipe Inria **: MIS-DEFENSE (DIRECTION)

**Contexte du poste**:
Inria, l'institut national de recherche en sciences et technologies du numérique, s'assume au travers de son Contrat d'Objectifs et de Performance comme un outil de la souveraineté et de l'autonomie stratégique numérique de la Nation. Le renforcement des partenariats avec la sphère Sécurité/Défense de l'État est une priorité stratégique.

Dans ce contexte, Inria crée une direction Sécurité/Défense dont la mission est de fédérer, de façon la plus lisible et opérationnelle possible, les différentes actions d'Inria pouvant répondre aux besoins numériques de la sphère Défense et Sécurité.

Les grands objectifs de cette direction sont:

- Réfléchir en termes de "service rendu" in fine plutôt qu'en thématiques de recherche Raccourcir les boucles entre besoin, recherche, développement et transfert,
- Renforcer les partenariats avec l'Industrie, soutenir la place de la France dans les programmes de Sécurité / Défense européens,

**Mission confiée**:

- Assister en premier lieu la Directrice de la Mission Sécurité Defense dans l'organisation quotidienne de son activité,
- Assurer l'interface avec les directions, les centres et les acteurs extérieurs et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.

**Principales activités**:

- Apporter son soutien à l'organisation de la direction en assurant la gestion des déplacements de la Directrice et des autres membres de la Direction,
- Assurer la gestion et l'administration du parc de cartes affaires et de cartes achat,
- Organiser les réunions de la Direction et y participer,
- Rédiger les relevés de décision,
- Contribuer à l'élaboration et au suivi du budget de la Direction,
- Procéder aux achats : étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d'achat,
- Apporter son concours à la notification et mis en ligne des marchés sur les différents supports internes à Inria
- Assurer le suivi des dossiers liés à l'activité de la Direction,
- Assurer la "mémoire" du service : classement, archivage papier et numérique. Administrer les espaces attribués à la Direction au sein des outils internes Inria
- Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l'équipe
- Assister tous les membres de la Direction dans des activités d'intérêt collectif (support projet/ revue, organisation des concours, rapport d'activité, comité éditorial, comité de programme )
- Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH
- Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi pour les personnes de la Direction concernées
- Accueil téléphonique et physiques des fournisseurs, et des partenaires
- Gestion et suivi des factures, suivi du paiement
- Gestion des documents de confidentialité en lien avec le service juridique (DAJ)
- Accompagner les membres de la Direction dans leurs demandes budgétaires (embauche et achats)
- Veiller sur l'exécution budgétaire et analyser les données de suivi financier, y compris dans un contexte pluriannuel
- Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 24 mois

Salaire : 22 000,00€ à 32 000,00€ par an

Avantages:

- RTT
- Travail à domicile

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Horaires aménageables
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail