Assistant(E) de Gestion Administrative Et - Villeurbanne, France - Ville de Saint-Martin-d'Hères

Ville de Saint-Martin-d'Hères

Entreprise vérifiée

Villeurbanne, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La commune de Saint-Martin-d'Hères, en pleine croissance démographique habitants), est la 2ème ville du département de l'Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de habitants)._

**Cadre d'emploi **:Rédacteurs
**Délais de publication : Mardi 26 mars 2024**
**Quotité : Temps complet**

**Description du poste**:

- Sous l'autorité du(de la) responsable de service Associations Ressources et Moyens, l'agent(e) assure la gestion administrative et financière (subventions aux associations) des dossiers du secteur vie associative. Il(elle) apporte son expertise et un soutien technique au responsable de service et garantit l'avancement des dossiers et des projets du secteur._
- Chargé(e) des relations aux associations, il(elle) contribue particulièrement à dynamiser le tissu associatif martinérois, assure la gestion et le suivi des différents accompagnements possibles de la ville aux associations sur le territoire. Il (elle) participe à la gestion et au suivi de la base de données recensant les associations (logiciel GMA)._

**_ Fonctions_**
- Gestion administrative générale du service_
- Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques : interface et promotion de la vie associative_

**Activités du poste**

**Gestion administrative générale du(de la) secteur**

Préparer, élaborer, rédiger et suivre des:

- actes administratifs ( arrêtés, conventions, délibérations) : conventions relatives aux utilisations de locaux
- courriers, compte rendus, procès verbaux, bilans, notes, procédures, dossiers (dossiers d'usagers, dossiers en lien avec des financeurs...)

Mettre en place des tableaux de bord et de suivi d'activités

Assurer une veille réglementaire dans son domaine

Élaborer et mettre à jour des documents de communication

**Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques : interface et promotion de la vie associative**

Soutien à la vie des associations de la ville : renseignements, conseils (généraux et juridiques, aide à la création) sur toute question relative à leur environnement en lien avec la commune.

Développement des relations partenariales entre les associations et la Ville

Suivi d'actions développées dans le cadre de la dynamique associative mise en place (convention d'engagements réciproques Ville/Associations, les rendez-vous des assos, le comité de suivi de la CER).

Création et gestion d'un fichier renseigné (statut, activités, composition) et mise en place d'un annuaire associatif en ligne.

Animation du lieu ressources associatif : le coin des assos

Promotion des associations : rédaction d'articles, diffusion et établissement de divers bilans, guides de la vie associative, site internet...

Mise en œuvre et organisation d'événements en direction de la vie associative (forum des associations, nocturne.)

**Organisation, gestion, suivi et contrôle des moyens matériels mis à disposition des associations**: locaux, matériels. assurances et foncier. dans un souci de valorisation des aides directes et indirectes de la ville en direction des associations en lien avec les différents services.

**Gestion financière : référent comptable et budgétaire et relais transversal d'informations du secteur, avec le service financier**

Être référent de la préparation budgétaire (Fonctionnement /investissement - Étapes ) : anticiper les actions à venir pour les chiffrer

Lire et suivre le budget, les outils d'analyse : collecter organiser les éléments permettant de faciliter la prise de décision

Gérer l'exécution budgétaire du secteur

Suivre la couverture des besoins : recalibrer si nécessaire, alerter, utiliser les crédits à bon escient

Vérifier la conformité de l'exécution à ce qui a été décidé en prévision, en arbitrage - Utiliser l'exécution pour améliorer la prévision

Suivre les financements, gérer la facturation aux tiers, ou bénéficiaires selon les procédures - (fichier des subventions).

**Participation à la vie du(de la) service**

Participer aux réunions d'équipe, commissions, CAà l'activité des autres secteurs du service : aide à la promotion et à l'organisation des manifestations afin de faire bénéficier ces secteurs des relations et des connaissances du secteur associatif.

Effectuer une polyvalence si nécessaire

Contribuer à l'accueil des stagiaires

**Administration du progiciel métier du secteur en transversalité au sein du service**

Paramétrer, former, soutenir, coordonner des utilisateurs, établir et garantir des procédures

Suivre et mettre à jour un espace/site internet

**Conditions**

**Conditions d'accès / Aptit