Assistant Administratif - Bordeaux, France - Ordre des architectes de Nouvelle-Aquitaine

Description

Le Conseil régional de l'Ordre des architectes de Nouvelle-Aquitaine recherche un/e assistant(e) administrative (H/F) polyvalente, pour tâches de secrétariat et accueil.

Poste basé à Bordeaux

35h/semaine

CDI, à pourvoir dès que possible

**PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE**:
L'Ordre des architectes, institué par la loi du 3 janvier 1977 sur l'architecture, est un organisme de droit privé chargé de missions de service public. Doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière, il est placé sous la tutelle du ministre de la Culture. Il se compose d'un Conseil national et de 17 Conseils régionaux dont 13 correspondent aux régions administratives de la France métropolitaine et 4 aux départements d'outre-mer.

Comme les autres Conseils régionaux de l'Ordre, celui de Nouvelle-Aquitaine a pour mission principale d'assurer la tenue du tableau régional qui recense tous les architectes et sociétés d'architecture exerçant sur leur territoire de compétence, ainsi que la représentation de la profession auprès de toutes les instances publiques et privés.

Le Conseil régional de Nouvelle-Aquitaine est issu de la fusion des Conseils de l'Ordre d'Aquitaine,

Limousin et Poitou-Charentes. Il exerce ses missions auprès plus de 2 500 architectes aux pratiques très diverses repartis sur 12 départements. Ses activités sont menées par 24 architectes élus par leurs pairs, assistés de 7 permanentes qui assurent au quotidien, l'accueil, l'information et l'accompagnement du grand public et des architectes ainsi que le suivi administratif et juridique, la comptabilité et la communication de l'institution.

Les missions ordinales sont organisées sur 4 sites, le siège de Bordeaux et trois antennes régionales appelés Pôles de Limoges, de Poitiers et de Pau.

Depuis plusieurs années et encore plus fortement depuis le mandat en cours le Conseil régional de l'Ordre de Nouvelle-Aquitaine, travaille sur la prospective et l'évolution de la profession. Dans un esprit d'ouverture interne et externe, il s'applique à rassembler les architectes et autour des architectes au service de l'intérêt public.

**DESCRIPTION DU POSTE**:
**Missions **:Sous l'autorité des élus, et plus particulièrement de la Présidente, du Bureau et du Conseil, le / la secrétaire administratif/ve a un rôle clé dans l'assistanat des pôles : administratif, juridique, communication, relations institutionnelles, afin d'optimiser la gestion de leur activité. Il / elle assiste quotidiennement les collaborateurs et les élus dans la tenue de leurs affaires courantes, assure le secrétariat, assiste l'institution dans sa gestion administrative et son organisation. Il/ elle assure la gestion du Tableau de l'Ordre.

De la gestion de courrier à la recherche des bons interlocuteurs, en passant par la saisie et mise en forme de documents et la rédaction de comptes-rendus de réunions, la / le secrétaire effectue des tâches administratives traditionnelles et stratégiques. Il / elle doit être en capacité de prendre les rendez-vous, organiser ses déplacements et préparer ses réunions. Il / elle accueille les visiteurs, classe et archive les documents, saisit les documents numériques

**Activités principales**:

- Accompagner et assister les élus et ses collègues
- Gestion du courrier et des mails
- Accueil physique et standard téléphonique
- Participer aux réunions, prise de notes, compte rendu
- Préparation des réunions, assemblées, conférences (copies, constitution des dossiers, accueil café, organisation / intendance des repas, mise en place des salles)
- Préparation des dossiers litiges et autres dossiers juridiques
- Gestion des inscriptions aux réunions
- Gestion des invitations
- Billetterie/déplacements/hôtel
- Frappe de courriers et écrits divers
- Copies, archivage, classement
- Mise à jour de fichiers
- Réception de livraisons, gestion des stocks
- Envoi du journal ANA
- Copie revue de presse et classement
- Mise en ligne d'informations sur nos sites internet
- Autres tâches courantes de secrétariat
- Gestion du Tableau de l'Ordre des architectes : accueil des jeunes diplômés, traitement des demandes d'inscription, radiation, modification, prestations de services des architectes étrangers, ordre du jour de la séance de conseil, validation des décisions entérinées lors du conseil, et tout autres tâches liées au Tableau.

**Compétences et aptitudes requises**

**Compétences techniques**
- Qualité rédactionnelle (orthographe irréprochable), d'analyse et de synthèse
- Sens de l'organisation
- Sens du contact et du service,
- Capacité à prioriser les informations,
- Aptitudes d'accueil,
- Gestion administrative,
- Dynamisme et discrétion à la fois,
- Maîtrise des outils informatiques : Environnement Microsoft (Word, Excel, Powerpoint ) Tableurs, base de données

**Aptitudes professionnelles**
- Créativité et e