Assistant(E) Achat Junior - Lyon, France - GCS UniHA

Description

**Descriptif**

1. Résumé de la mission
Sous l'autorité hiérarchique du coordonnateur de filière et en relation directe avec les deux acheteurs référents, l'assistant(e) achat est en charge notamment, du suivi opérationnel des procédures d'appels d'offres et du suivi d'exécution des marchés. Dans ce cadre, il assure la relation avec les adhérents.
2. Contexte de l'emploi
L'emploi s'inscrit selon les 3 dimensions suivantes:

- Périmètre : les filières B&B et CEUS.
- Complexité : maîtrise des situations courantes et des activités administratives.
- Autonomie : tâches courantes en autonomie / activités spécifiques ou complexes avec supervision.

3. Responsabilités : exigences
Relation avec les établissements adhérents (« est la porte d'entrée de la filière »)
- Renseigne sur les marchés actifs et à venir.
- Répond aux sollicitations diverses dans son champ compétence. Sinon remonte à la personne la plus adaptée dans la filière pour garantir le meilleur niveau de réponse.
- Reformule par mail si nécessaire à l'adhérent la réponse apportée et/ou envoie les documents demandés.
- Promeut les activités de la filière.

Procédures d'achat public
- Prépare les documents de marché, aide à la rédaction, formalise.
- Recense les besoins concernant un marché.
- Gère administrativement les avenants en cours de marchés.
- Assure le suivi administratif des procédures.
- Est le garant opérationnel du respect des pratiques d'achat du GCS d'un point de vue administratif.

Gestion documentaire
- Met à jour en temps réel toutes les informations de la filière sur les différents espaces dédiés.
- Gère en toute autonomie la documentation marché.

Organisation logistique de la filière
- Organise les réunions de la filière.
- Gère des sondages via des outils spécifiques (survey monkey ).
- Assure l'accueil téléphonique de la filière.

Reporting et suivi
- Utilise les outils mis à disposition par le siège.
- Etablit des tableaux de bord et des indicateurs de performance.
- Réalise les fiches marchés.
- Participe au calcul des gains.

Relation réseau / fournisseurs / établissement hébergeant la filière / filières
- Assure les relations fonctionnelles avec les interlocuteurs du CHU hébergeant la filière : cellule marchés, direction achat, pharmacien.
- Assure le suivi et la qualité des échanges avec les fournisseurs, le siège.
- Reporting vers la direction des achats de son établissement.

4. Compétences
- Communication.
- Droit de la commande publique (niveau base).
- Capacités rédactionnelles.
- S'adapter à l'interlocuteur.
- Outils bureautiques (niveau standard).

5. Savoir-être
- Rigueur.
- Sens du service.
- Organisation.
- Réactivité.
- Sens pratique.
- Ecoute.

6. Conditions d'emploi
- Type de contrat : CDI.
- Période d'essai : 2 mois, renouvelables.
- Rémunération : 25 à 27 K€ selon expérience et profil.
- Catégorie d'emploi : Assistant Achat Junior.
- Résidence administrative : Hospices Civils de Lyon.
- Lieu de travail : Direction des Achats des Hospices Civils de Lyon, 45 rue Villon, 69008 Lyon.
- Financement par l'employeur de la prévoyance collective pour les risques : assurance décès, complément invalidité et maladie de longue durée.
- Durée moyenne de travail hebdomadaire de référence 38h20. Compte tenu de la grande autonomie dans l'organisation du travail et du management par objectifs, bénéficie de 19 jours de RTT.
- Equipement : Ordinateur, matériel bureautique.
- Avantages : tickets restaurant (nombre de jours ouvrés par mois).
- Déplacements occasionnels : prise en charge des frais par note de frais.

**Personne à contacter**
Sandrine LAUTIER