Office Manager - Paris, France - J4S

J4S

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 4 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

J4S recrute pour une association un Office Manager H/F en CDD (3 mois effectif) à Paris dans 13ème arrondissement.

Vos missions

**Vous serez en charge de l'organisation des instances**:
**Assemblée générale**:
Gestion de « l'après » Assemblée générale qui se tiendra le 1er juin (déclaration
préfecture )

**Conseil d'administration**:

- Réservation salles ou visioconférence en fonction du planning annuel
- Proposition d'ordre du jour
- Transmission de l'ordre à J-15 (statutaire)
- Préparation des dossiers pour examen du Conseil
- Préparation des courriers qui seront envoyés après le Conseil
- Classement des documents
- Mise à jour de notre site internet

Ainsi que de l'organisation des différents comités du Conseil d'administration.

FINANCES

Cotisations et frais d'instruction
- Suivi du versement des cotisations annuelles et relances au besoin
Comptabilité
- Suivi de la facturation mensuelle pour transmission à la comptabilité
- Suivi notes de frais équipe et bénévoles (réception, vérification )

VIE DU COMITE
Réunion de 1er cercle
- En amont, recherches et réservation de salles en fonction du calendrier annuel
- Envoi mail de convocation
- Suivi de la participation
- Mise en place logistique (émargement, pause-café, repas, documents,
chevalets )

Réunion annuelle statutaire des bénévoles - « Journée des bénévoles »
- Envoi Save the date
- Recherches et réservation de la salle
- Mail d'invitation aux bénévoles
- Suivi des inscriptions
- Préparation des documents en collaboration avec chargée de mission
- Mise en place logistique (émargement, badges, pause-café, traiteur, matériel,
coursier )

**- Jour J**: accueil et intendance

COMMUNICATION/RELATIONS EXTERIEURES en relation avec déléguée déontologique
- Réponse aux courriers des donateurs
- Réponse aux mails reçus via la boite contacts
- Mise à jour des contacts sur 3 supports différents

RESSOURCES HUMAINES BENEVOLES
- Gestion des départs et arrivées

ADMINISTRATIF
- Gestion agenda DG et Président

**- Une fois par an (septembre)**: envoi aux organisations une demande de mise à
jour de leurs contacts
- Organisation des déjeuners triennaux avec président
- Prise de rendez-vous à leur demande le cas échéant
- Mise à jour annuellement du calendrier général du Don en Confiance
- Rédaction courriers DG et Président
- Projets de courriers à la demande de la DG
- Enregistrement des courriers entrants et gestion des courriers reçus
- Contact contrat La Poste
- Contact contrat prestataire et suivi RH ménage
- Contact contrat prestataire et suivi maintenance et consommables copieur
- Contact contrat prestataire et suivi soucis informatiques - Alez PC
- Contrat contact prestataire téléphonie et intranet - KEYYO

RESSOURCES HUMAINES EQUIPE
- Données paie mensuelles transmises à DG après suivi congés équipe
- Calcul + commande chèques déjeuner
- Suivi arrêts maladie et transmission service paie

**- Médecine du travail**: suivi des convocations, déclaration d'embauche,
déclaration annuelle, mise à jour dossiers équipe

PROJETS EN COURS
- Futur déménagement

Vos compétences

**Profil recherché**:
3/5 ans d'expérience dans un poste similaire

Bon anglais (écrit/oral)

Avantages

**Rémunération**:
2600 € brut/mois

ASAP

**Avantages**:
Tickets restaurants

1 jour de Télétravail/semaine