Assistant de Direction - Millau, France - Site de Saint Côme

Description

**Descriptif**

1. PRESENTATION DU LIEU D'EXERCICE
L'EHPAD Les Terrasses des Causses est un établissement autonome de 209 lits actuellement répartis sur 3 sites différents. Un site unique est en cours de construction avec une diminution du capacitaire de 19 lits. Le nouveau bâtiment, situés en cœur de ville, comportera 185 lits d'hébergement permanent dont 28 lits au sein d'une unité protégée destinées à accueillir des résidents atteints de la maladie d'Alzheimer ou d'une maladie apparentée, et 5 lits d'hébergement temporaire.

2. DEFINITION GENERALE DU POSTE
Grade : Adjoint des Cadres Hospitaliers
L'agent agit dans le cadre des missions générales de l'établissement définies dans le
projet d'établissement.
Il apporte son soutien à l'ensemble de l'équipe par sa connaissance et ses formations
dans son champ d'intervention:

- Bureautique,
- Technique de secrétariat,
- Technique d'accueil physique et téléphonique,
- Classement et archivage,
- Communication/relations interprofessionnelles.
L'adjoint, sous le contrôle du directeur, organise les tâches et missions générales de
secrétariat.

3. COMPETENCES REQUISES ET FORMATIONS
- BTS / DUT
- Connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
- Connaissance générale de la gestion et organisation des EHPAD

4. FONCTIONS EXERCEES
Il s'agit d'une liste générale des activités/tâches. L'agent pourra être amené à exercer
des activités/tâches qui ne sont pas mentionnées dans la fiche de poste dans le cadre
de la continuité de service.
4.1. Accueil
- Accueil physique et téléphonique des résidents, des familles, de tout autre
public pour orienter ou les informer sur l'organisation et le fonctionnement de
l'EHPAD,
- Recueil des messages à destination des professionnels,
- Accueil des livreurs et transporteurs et orientation vers l'étage/secteur
concerné,
- Gestion du courrier:

- Réception, tri et ventilation en l'absence de l'agent en poste aménagé,
- Préparation et départ.
- Saisie des mouvements entrée/sortie et suivi du registre décès,
- Gestion des états des lieux d'entrée/sortie,
- Suivi des lignes téléphonique résidents.

4.2. Secrétariat
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri,
diffusion, archivage),
- Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda du Directeur,
- Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques
et réservations des salles de réunions,
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, PV,
arrêtés,
- Prises de notes et rédaction de compte-rendu,
- Préparation et suivi de dossiers, dont l'organisation des instances,
- Reproduction de documents (contrat de séjour, règlement intérieur,),
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes rendus,
décisions, dossiers des résidents,
- Réalisation de publication sur les pages FHF et LinkedIn à la demande du
Directeur ou de l'attaché d'administration hospitalière,
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse ).

4.3. Travaux divers
- Gestion de l'affichage destiné aux usagers,
- Suivi des repas des professionnels, stagiaires, élèves, familles pour facturation
et transmission au service cuisine,
- Gestion de la passation des commandes de marchandises (produits d'hygiène
et d'entretien, produits d'incontinence, alimentation, petit matériel hôtelier,
fournitures de bureau ) en lien avec l'agent technique référents des stocks:

- Préparation de la commande sur le logiciel dédié,
- Présentation des bon de commande au Directeur ou à l'attaché
d'administration hospitalière pour validation avant envoi,
- Liquidation et mandatement des factures sur le logiciel dédié.
- Aide administrative au Directeur, à l'attaché d'administration hospitalière et au
Cadre Supérieur de Santé sur demande.
- Rédaction de procédures et de modes opératoires.

5. SAVOIR-FAIRE
- Connaître le cadre réglementaire, l'organisation et le fonctionnement de
l'établissement,
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que
les personnes,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion
professionnelle,
- Renseigner les interlocuteurs,
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés,
- Savoir situer son action dans le cadre des missions du service et de
l'établissement,
- Disposer de qualités de communication, relationnelles et pédagogiques,
- Utiliser les outils bureautiques et informatiques,
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation
spécifique à son domaine,
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son
domaine d'activité.

6. QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- Sens des responsabilités
- Disponibilité et esprit d'initiative
- Au