Assistant Administratif - Bagneux, France - VSGP

VSGP

Entreprise vérifiée

Bagneux, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Limitrophe au sud de Paris, l'Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d'un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l'innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son:

- Assistant administratif - référent qualité
Cadre d'emplois des assistants de conservation ou rédacteurs territoriaux

Localisé à Bagneux

Ville de plus de 40000 habitants, Bagneux connaît un développement important avec notamment l'arrivée récente de la ligne 4 du métro et de nombreux programmes de rénovation urbaine. La médiathèque est intégrée au réseau des 7 médiathèques intercommunales de Vallée Sud - Grand Paris, desservant Bagneux, Clamart, Fontenay-aux-Roses et Malakoff.
Située en centre-ville, elle met à disposition près de 2000m2, plus de documents, des espaces de travail et de lecture. Forte d'une équipe de 20 professionnels, elle est résolument engagée dans l'action éducative et l'accompagnement des publics fragiles.

Rattaché à la directrice de la médiathèque, vous serez chargé:
***D'assurer le suivi administratif et financier du service**
- Effectuer les bons de commande et la liquidation des factures, rédiger les contrats, faire les demandes de devis et assurer le suivi** **auprès des fournisseurs
- Gérer les fournitures administratives, le courrier, le suivi des parapheurs
- Elaborer les tableaux d'évaluation de l'activité en collaboration avec la direction et les responsables de pôle
- Assurer le suivi du circuit des contentieux (édition des courriers de relance, suivi usagers en lien avec le service financier de Vallée Sud Grand Paris)
- Gérer les demandes d'intervention sur le bâtiment avec la Direction de la Maîtrise d'ouvrage et du Patrimoine, accueillir les prestataires, assurer la gestion des clés et de l'accès au bâtiment
- Accompagner les collègues dans le bon usage des outils administratifs, rédiger les procédures administratives

***D'organiser et de suivre la gestion des agents (permanents, vacataires et stagiaires)**
- Gérer les absences/présences des personnels permanents et vacataires, en lien avec le service RH de Vallée Sud et la directrice
- Assurer le recrutement et le suivi budgétaires des vacataires
- Assister la directrice et les responsables de pôle dans les recrutements

**D'être référent sur la qualité de l'accueil de la médiathèque**
- Participer à la rédaction et la mise à jour du guide de l'accueil de l'équipement
- Animer et évaluer les procédures d'accueil des publics avec les collègues en charge de l'accueil, s'assurer du respect des protocoles
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion de la messagerie de la médiathèque
- Organiser et coordonner l'accueil de nouveaux agents dans le service
- Suivre l'approvisionnement et le renouvellement des outils d'accueil pour le public
- Suivre la bonne exécution du marché de ménage
- Identifier les pistes d'amélioration et suivre le plan d'actions
- Rendre compte de la démarche à la direction de l'équipement

Titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2 au minimum, vous possédez une formation ou une expérience dans l'organisation administrative et comptable d'une collectivité territoriale.
Vous faites preuve d'un intérêt marqué pour le domaine culturel et de curiosité pour les bibliothèques et leur offre. Vous appréciez d'être en relation avec le public, êtes soucieux de la qualité du service rendu et de la satisfaction des besoins des usagers.
- Très rigoureux(se) et autonome dans votre travail, vous maitrisez parfaitement les outils informatiques (notamment Excel), êtes tout à fait à l'aise dans l'expression orale comme écrite. Vous savez organiser et gérer votre plan de travail, présenter votre activité.
- Reconnu(e) pour vos qualités relationnelles, vous savez vous rendre disponible et avez le goût du travail en équipe.

**CONDITIONS LIÉES AU POSTE**
- Travail du mardi au samedi, 37h/semaine selon les cycles de travail. 1 samedi sur 2 libéré
- 2 soirées à 19h en semaine, plusieurs dimanches par an
- Participation de la collectivité aux frais de transport en commun ou versement du forfait mobilités durables
- Participation de la collectivité à la couverture mutuelle santé et prévoyance

**CANDIDATURE**
- Dans le cadre de sa démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud - Grand Paris s'engage contre toute forme de discrimination.