Assistant de Direction de L'éespace Formation - Pont-de-Beauvoisin, France - Lycée du Guiers Val d'Ainan

Lycée du Guiers Val d'Ainan
Lycée du Guiers Val d'Ainan
Entreprise vérifiée
Pont-de-Beauvoisin, France

il y a 2 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
Vos missions:
Vous agissez sous la responsabilité du responsable du centre de formation continue et apprentissage, auquel vous faites régulièrement du reporting. Ainsi qu'en collaboration avec une assistante de direction en poste sur un 70%.

Les tâches administratives font parties de votre quotidien.

Secrétariat de direction, pédagogique, relation apprenants, familles et entreprises:
Accueil téléphonique et physique avec filtre pour la sollicitation du responsable du centre.

Lien avec les OPCO / entreprises / apprenants : gestion du flux et de la circulation des informations, gestion des courriers/ CR et tout documents nécessaires au fonctionnement du service, ainsi que de leur mise en forme.

Mise à jour des informations sur nos logiciels de reporting (Charlemagne / Yparéo ou tout autre logiciel nous permettant la gestion des apprenants)

Gestion des pré-inscriptions et inscriptions de la prise de contact jusqu'à la vérification de la complétude du dossier d'inscription avant le passage de relai aux référents de formations.

Recueil du besoin des salles, gestion et programmation des salles sur le logiciel spécifique.

Saisie des calendriers de formations diplômantes et courtes.

Accueil des vacataires : demande des documents obligatoires pour la réalisation des contrats, remise des documents d'accueil, visite des locaux et envoi/réception et relance du rapport d'étonnement.

A l'aide du déroulé pédagogique de la formation : demande et vérification de la cohérence avec les propositions de plan de cours 15 jours avant chaque intervention + vérification des cahiers de texte chaque fin de semaine + relance des formateurs

concernés afin de réceptionner les documents liés à la qualité. Réception et relance des extraits de cours et/ou récupération des documents via école directe.

Participation à l'élaboration et la gestion des procédures qualité et de leur conformité. Vérification que l'ensemble des documents liés aux formations sont classés sur le Sharepoint.

Questionnaires de satisfaction : point régulier sur les questionnaires, relance des formateurs si non réalisés. Réception des questionnaires complétés, analyse et envoi au responsable du centre pour mise en place d'actions correctives.

Gestion des rendez-vous pour le responsable du centre de formation continue et apprentissage.

État des lieux hebdomadaires de l'avancée des tâches administratives et des missions restants à réaliser.

Élaboration et centralisation des informations concernant les stages et les sorties à l'aide de tableau de reporting.

Mise en place d'une veille active : financière, de marché, pédagogique.

Suivi financier en collaboration avec l'équipe PAT:
Réalisation et envoi de la facturation (contrat pro, financements propres, CPF, VAE, CIF, contrats d'apprentissages) sur le logiciel approprié de facturation.

Suivi de la facturation : saisie tableau financier, relance, point avec le comptable pour le paiement des factures. Point mensuel avec le responsable du centre sur l'aspect suivi facturation.

Lien avec les OPCO afin de faciliter le traitement des demandes et le versement des montants liés aux contrats d'apprentissage

Suivi et validation des heures vacataires pour paiement et saisie des heures sur Gesper. Relance et vérification des heures pour vacataires réalisant des notes d'honoraires, puis signature au responsable du centre avant transmission au comptable pour règlement de la facture.

De façon générale, vous interviendrez en collaboration avec le responsable afin de favoriser le développement du centre de formation continue et d'apprentissage.

En cas d'absence, vous veillerez à la transmission, au suivi et au conseil des missions à réaliser par une tierce personne.

Cette liste de mission peut évoluer selon les souhaits de développement du service par l'équipe de direction.

Type d'emploi : CDI, Temps partiel
Nombre d'heures : 10 par semaine

Salaire : à partir de 512,00€ par mois

Avantages:

- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 2 ans (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 31/03/2023
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