Coordinateur Des Services Administratifs - Nantes, France - Ufcv
Description
**Description du poste**:Finalité et enjeux de la mission:
**Le poste présente une double finalité**:
- Coordination des services administratifs (5 personnes):
- Assurer la continuité des services administratifs et optimiser le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l'UFCV.
- Soutenir l'organisation et le développement des activités par une organisation administrative adaptée et optimale.
- Réalisation de missions administratives des activités de la délégation Pays de la Loire.
**Fonctions et responsabilités**:
1. Organisation et coordination des activités administratives:
Management et organisation:
- Coordonner et manager l'équipe administrative ; optimiser son organisation.
- Prioriser et planifier l'activité des coordonnatrices administratives et des assistantes administratives d'activité de manière à garantir les échéances des différentes activités.
- Mettre en œuvre les processus métiers.
- Mettre en œuvre des procédures internes et propositions d'amélioration.
- Travailler en concertation avec les différents Responsables d'Activité.
Gestion des ressources humaines:
- Assurer le suivi des éléments RH de son équipe.
- Assurer l'intégration des nouveaux membres de son équipe.
- Contribuer à la formation des professionnels de son équipe
- Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d'activité et entretiens professionnels de son équipe.
2. Réalisation de missions administratives:
- Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité.
- Suivis de la facturation, paiements et relances clients.
- Participation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents.
- Bonnes capacités rédactionnelles (participation à la rédaction d'appels d'offres, appels à projets, demandes de subvention ).
- Connaissance de la formation professionnelle ou de l'insertion serait un plus.
- Maitrise du pack office.
- Aisance avec les outils informatiques, les logiciels et plateformes administratives, les bases de données (idéalement le Thésaurus de la formation professionnelle).
Polyvalence, capacité à intervenir sur plusieurs secteurs d'activité en simultané.
**Conditions particulières**:
Poste basé à Nantes, avec déplacements occasionnels sur l'ensemble de la Région Pays de la Loire (notamment Château-Gontier et Angers)
CDI temps plein (35h)
Rémunération sur la base d'un indice 300 de la CCN ECLAT soit euros bruts mensuel + prime familiale + prime de reconstitution de carrière selon éligibilité.
**Date d'entrée souhaitée **:Dès que possible.
**Profil recherché**:
**FORMATION**:
BTS Assistant de gestion en PME, ou DUT GEA, ou niveau 5 (BAC +2) minimum en gestion et administration.
Ou BTS assistante de formation avec expérience du management d'équipe.
**COMPETENCES REQUISES**:
- Management d'équipe administrative avec expérience réussie.
- Connaissances des fonctionnements comptables, commerciaux et RH.
- Organisé.e, méthodique et
- Maîtrise de la suite Office indispensable - niveau confirmé
- Idéalement connaissance du secteur de la formation professionnelle et ou de l'insertion.
**EXPERIENCE**:
- Management et coordination administrative
- Gestion administrative polyvalente
**QUALITES SOUHAITEES**:
- Aisance relationnelle et de communication, Capacité à déléguer, à motiver
- Rigueur ; capacité à poser un cadre clair
- Esprit d'équipe ; capacité à travailler en équipe
- Gestion du stress
- Equanimité et optimisme
- Discrétion
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