Assistant Direction Projet - Marseille, France - EPA EUROMEDITERRANEE

Description

Le cabinet LECA RH recherche pour **EUROMEDITERRANEE**

Un **ASSISTANT DIRECTION PROJET F/H**

**CONTEXTE**:
Euroméditerranée (EPAEM) est un établissement public doté du statut d'opération d'intérêt national couvrant un périmètre de 480 hectares dans le centre-ville de Marseille. Son intervention porte sur le développement économique, culturel et urbain.

Face à ces enjeux, l'organisation interne de l'établissement permet de gérer la complexité de ses opérations et de mobiliser l'ensemble des compétences internes, des acteurs et des réseaux concernés, publics ou privés.

**Ainsi, au sein de la Direction Générale Adjointe,** la Direction de l'Aménagement rassemble 3 pôles : le pôle Projet Urbain, le pôle Opérationnel Espace Public et Construction, le pôle Activation urbaine et Médiation Projet travaillant en étroite collaboration.

Pour chacun des projets portés par l'EPAEM, un directeur de projet est désigné pour assurer le pilotage et la coordination entre les services de l'EPAEM et l'ensemble des partenaires associés (constructeurs, futurs services gestionnaires, partenaires publics et privés ) pour assurer la bonne réalisation dudit projet.

**LE POSTE**:
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Adjoint de l'aménagement, l'assistant(e) direction projet assure deux fonctions principales : assistance aux projets sur les territoires opérationnels qui lui sont confiés en collaboration avec les directeurs de projet en charge, assistance du pôle projet urbain et de la direction de l'aménagement.

**I - Assistance projets sur les territoires opérationnels**:

- Organisation de réunions complexes, de comités de pilotage, prise de rendez-vous ;
- Mise en place et actualisation des outils de suivi (base de données, tableau de bord, chronos ) des données administratives, techniques et financières du Projet ;
- Enregistrement, classement, diffusion de ces données en lien avec les assistant(e)s des autres services et directions pour assurer un bon partage et une coordination transversale ;
- Réalisation et mise à jour des présentations de projets : préparation de présentations PowerPoint, utilisation de Photoshop pour la préparation de documents ;
- Secrétariat : gestion des appels téléphoniques, mise en forme et envoi de courrier, archivage, gestion logistique

**Suivi administratif des projets**:

- Suivi des procédures projet : prévision et montage des comités d'engagement/de projet, suivi des circuits administratifs internes et externes des documents sous format dématérialisé comme matérialisé ;
- Assistance au lancement des consultations : constitution des dossiers de consultation, suivi des dossiers pour la passation des marchés (aide à la mise au point, passation, notification des marchés publics/MAPA) ;
- Utilisation des outils informatiques internes (SIFOW/SIGOW/GED/ ) ;
- Etablissement des bons de commande, ordres de service, certificats administratifs, décisions ;
- Suivi de l'exécution administrative et financière des marchés ou bons de commandes liés aux projets ;
- Préparation des dossiers pour la Commission Consultative des Marchés ;
- Aide à la rédaction des avenants et à leur passation ;
- Rôle d'alerte sur les jalons importants des marchés (temporels et financiers).

**Suivi financier des projets**:

- Renseignement et suivi des outils et tableaux de gestion permettant de suivre l'exécution des commandes (marchés, bons de commande ) ;
- Suivi de l'exécution (engagement, facturation, paiement) des commandes ;
- Vérification de la cohérence des documents contractuels CCAG/CCTP/AE ;
- Gestion des factures erronées, mise en relation entre le service gestion de l'EPAEM et les prestataires pour résolution.

**Missions transversales**:
Par exemple:

- Elaboration d'outils de présentation des différents projets ;
- Participation à la mise en place de procédures de suivi des projets.

**II - Assistance du Pôle projet urbain et de la Direction de l'aménagement**:

- Appui aux personnes du pôle et de la direction pour l'organisation des réunions, comités, rendez-vous ;
- Suivi et mise à jour d'un répertoire téléphonique commun ;
- Lien avec les assistant(e)s de la Direction de l'Aménagement et des autres directions pour une bonne coordination transversale ;
- Secrétariat si nécessaire : compte rendu de réunion, gestion des appels téléphoniques, mise en forme et envoi de courrier, archivage ;
- Gestion logistique des activités du service.

**PROFIL**:
De formation Bac +2 minimum, Assistant(e) de Direction ou Assistant(e) de Projet, vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience dans les métiers de l'aménagement et/ou de la construction. Vous connaissez le cadre législatif et réglementaire du secteur public et des marchés publics (loi MOP, ordonnance marchés publics, CCAG services/travaux, etc.). Vous disposez de qualités rédactionnelles et de prés