Secrétaire F/H - Paris, France - AP-HP

Description

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : personnes médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers y travaillent.

Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.

Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?

Venez nous rejoindre

Date de parution

28/04/

Description du poste

Intitulé du poste

Secrétaire F/H

Métier

Gestion et administration - Secrétaire

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Horaires de travail

Amplitude de travail : 7h36 par jour Congés durant les périodes de fermeture de lIFSI

Présentation du service

PRESENTATION

Depuis décembre , les IFSI AVICENNE et J. VERDIER se sont regroupés pour ne former quun seul établissement implanté au sein de locaux privés (immeuble lEuropéen, situé à Bobigny), adaptés au format de formation (salles de simulation, TD, espace multimédias) dans un secteur très bien desservi (Métro Ligne 5, Tramway T1, Gare routière bus - Autoroute A3, places de parking moto, vélo, voiture, avec bornes électriques) à proximité du Groupement Hospitalier Paris Seine Saint Denis (GHUPSSD) et de lUniversité Sorbonne Paris Nord.

A terme, il est prévu une implantation sur le Campus Universitaire de lUniversité Sorbonne Paris Nord (USPN) à BOBIGNY.

Quotas détudiants accueillis : étudiants par promotion, soit une moyenne de étudiants.

Il existe un partenariat universitaire avec lUSPN, site de BOBIGNY, pour le grade licence des étudiants en soins infirmiers, et dans ce cadre, un partenariat avec le Laboratoire Educations et Pratiques de Santé et la Chaire de Recherche en Sciences Infirmières.

Les stages sont réalisés en majorité au sein de structures hospitalières et extra hospitalières du Département de Seine Saint Denis, y compris dans les structures du Groupe Hospitalier Universitaire APHP Paris Seine Saint Denis. Politique de stage orientée vers la recherche de stage accompagnée et stages à linternational (Erasmus+ ou autres).

Vos missions

ACTIVITES

Accueil des étudiants et des personnes extérieures

Gestion du courrier

Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

Suivi des effectifs des cohortes et promotions, des interruptions de formation et réintégrations

Suivi des absences des étudiants en cours et en stage

Reprographie, classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques

Participation à lorganisation des épreuves de sélection dentrée à IFSI

Gestion des documents administratifs dentrée en formation

Participation à la surveillance des épreuves de validation de séquences denseignement

Gestion de la déclaration des accidents de travail des ESI et des membres de léquipe

Elaboration des conventions de stage et feuilles de mises en stage

Paiement des indemnités de stage et de transport

Participation aux groupes de travail en lien avec des activités administratives et aux manifestations institutionnelles

Archivage des anciens dossiers scolaires (destruction ou versement à Bicêtre)

Profil recherché

PRE-REQUIS
-Formation secrétariat et gestion administrative
-Bac professionnel secrétariat (niveau IV)
-Bonne expression écrite et orale
-Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus

CONNAISSANCES ASSOCIEES
-Organisation et fonctionnement interne de linstitut
-Bureautique
-Accueil téléphonique
-Communication /relations interpersonnelles
-Classement et archivage
-Connaissance du référentiel de formation infirmier
-Gestion administrative des dossiers individuels des étudiants

QUALITES REQUISES
-Capacités relationnelles et sens de laccueil, disponibilité, souplesse
-Discrétion, loyauté, dynamisme
-Autonomie dans le travail
-Rigueur et méthode
-Esprit dinitiatives, sens de lorganisation, anticipation
-Sens du travail en équipe

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Principaux risques
-Travail sur écran
-Interruptions fréquentes
-Charge mentale - Stress

Les avantages de l'AP-HP

Description de vos avantages

Les + AP-HP

Une procédure dintégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;

TL possible en fonction de la mission

Accès aux activités sociales et culturelles de lAGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs ) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.