Assistant Pédagogique - Paris, France - Groupe IGS

Groupe IGS

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Depuis 1975, le Groupe IGS accompagne l'ensemble des publics dans l'acquisition des connaissances, compétences, diplômes et savoir-être nécessaires à leur réussite professionnelle comme personnelle.

Le Groupe IGS permet à tous les publics d'avoir accès à des formations en adéquation avec leurs besoins et objectifs professionnels au travers de cursus en école, formation continue, alternance, apprentissage et insertion.

Vous vous sentez concerné(e) par le domaine de la formation et de l'insertion professionnelle, et êtes sensible aux enjeux de développement des compétences ? Rejoignez une équipe de passionnés qui œuvre au quotidien pour former et accompagner des apprenants vers la réussite.

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un/e Assistant/e Pédagogique pour rejoindre notre équipe dont les missions seront les suivantes:
Gérer le suivi administratif et financier de la formation
- Réalise l'inscription et le dossier administratif des apprenants
- Vérifie et/ou réalise l'affectation des apprenants aux modules de formation identifiés
- Gère les présences et absences (feuille d'émargement) et édite le relevé des absences
- Édite et envoie les convocations, résultats des examens et attestations de réussite
- Collecte, saisie et vérifie les notes et établit des tableaux de suivi pour la diplomation
- Gère les demandes d'affectation des formateurs travailleurs indépendants sur les formations et saisie les informations sur IGOR
- Collabore à l'établissement et l'envoi des contrats de formateurs et du suivi d'heures réalisées en lien avec le service ressources humaines
- Assure la conformité et la complétude des conventions de formation
- Assiste les différents services sur le suivi des dossiers de financements en lien avec les plateformes des financeurs et prescripteurs
- Collecte, contrôle et renseigne les données nécessaires à la certification Qualiopi et à la démarche qualité de la structure en lien avec le référent Qualiopi et le service qualité, études et innovation
- Contrôle les factures des intervenants, les saisit dans IGOR et les transmet au contrôle de gestion

Assurer l'organisation opérationnelle de la formation
- Met à jour l'emploi du temps du formateur et des apprenants et collabore à son élaboration en lien avec les équipes pédagogiques
- Déclenche les commandes de badges pour les apprenants et leur transmet une fois réalisés
- Gère les réservations de salles et l'accueil logistique d'une session de formation en présentiel et en distanciel
- Contrôle, renseigne et met à jour les effectifs réels des promotions pour les emplois du temps et la gestion des salles sur l'année
- Met en œuvre les sessions d'examen écrits et oraux (réservation de salles, recherche de surveillants, préparation des copies, renseignement sur l'emploi du temps, etc.)
- Organise les examens officiels en lien avec les directives du rectorat
- Gère les sessions de rattrapage et de redoublements
- Réalise les enquêtes statistiques demandées, le cas échéant

Participer à la promotion de la formation et à l'accompagnement de l'apprenant
- Réalise l'accueil physique et téléphonique des différents publics

Informe et conseille les apprenants sur son parcours et son organisation
- Met en forme les documents de rentrée (trombinoscope, règlement intérieur, etc.) et les communique aux formateurs et aux apprenants
- Accompagne les apprenants dans les démarches administratives, disciplinaires et de financement
- Informe et traite les litiges et difficultés de premier niveau des apprenants (avec les entreprises, avec les formateurs et avec les autres apprenants) en lien avec les équipes pédagogiques et le directeur d'activité
- Oriente les apprenants vers les interlocuteurs adaptés en fonction de sa demande
- Participe à l'organisation et le déroulé des journées de rentrée en lien avec le responsable de formation
- Participe à l'organisation des événements ponctuels internes de la structure (construction et édition des documents)

Formation bac + 2 (niveau 5) en gestion administrative ou un domaine similaire et/ou une expérience significative sur un poste similaire ou dans la gestion administrative.

Sens du service, excellent relationnel, disponibilité, rigueur, organisation, autonomie, gestion des priorités.

Maitrise des outils bureautiques