Executive Assistant - Neuilly-sur-Seine, France - AQUANTIS

AQUANTIS

Entreprise vérifiée

Neuilly-sur-Seine, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Vous avez au moins 5 ans d'expérience dans l'assistanat de direction et vous avez accompagné des directeurs de haut niveau dans un contexte international ?

Vous êtes polyvalent(e), avez un sens du détail affuté et une sensibilité pour l'univers de la cosmétique ?

Ce poste est fait pour vous

Notre client grand groupe international du secteur de la beauté/ cosmétique, recherche dans le cadre d'un remplacement un(e)
**Assistant de Direction **F/H en CDI à pourvoir immédiatement.

Poste à pourvoir à Neuilly-sur-Seine (92).

Rattaché directement à un ou plusieurs Vice-President du groupe à l'échelle Européenne, vous intervenez en tant que facilitateur dans la gestion de leur agendas et tâches administratives, tout en accompagnant l'équipe.

1) Assister au quotidien le Vice-président EMEA de manière proactive:

- Gestion d'agendas complexes
- Organisation et préparation des réunions en local, avec les équipes internationales ainsi qu'avec les partenaires externes
- Organisation des voyages et gestion des notes de frais
- Coordination de l'onboarding des nouveaux collaborateurs de l'équipe

2) Gestion et organisation d'évènements/ de réunions clés
- Gestion du retroplanning incluant toutes les parties prenantes à l'échelle du groupe
- Planifier les meeting de préparation en amont
- Assurer le suivi auprès de l'ensemble des parties prenantes, pour s'assurer que l'ensemble des présentations soient prêtes à temps, pour les soumettre au review du VP
- Gestion de l'ensemble des projets du rétroplanning jusqu'au jour du meeting/ évenement : lieu, agendas, gifts bags, montage du lieu, gestion des participants et invités et leur transport sur le site, catering etc...

3) Autres responsabilités
- Paiement et saisie des factures
- Suivi auprès des fournisseurs pour toute demande complémentaire
- Participation à la réalisation des budgets de l'équipe
- Capacité à travailler sur plusieurs projets en simultanné
- Grand sens de l'organisation et de gestion de process administratifs
- Très bon niveau de communication et de diplomatie
- Autonomie
- Solides compétences en Excel, PowerPoint, Outlook
- Maîtrise du français et de l'anglais obligatoire
- Formation BAC+5 ou équivalent

Les + de ce poste:

- Package attractif
- Avantage salariés (accès aux ventes du personnel, cadeaux personnalisés de la marque)
- La possibilité de travailler dans un environnement international de renommée, et très évolutif