Gestionnaire administratif H/F - Lyon, France - Université Jean Moulin Lyon 3

Description

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l'Université Jean Moulin offre un espace d'apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l'Université de Lyon, elle accueille plus de étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d'études de qualité. Ouverte sur l'Europe et sur le monde, l'Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l'égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d'entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l'Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle

Mission

Contexte et missions principales :

La Faculté des Humanités, Lettres et Sociétés regroupe six départements, représentant une pluralité de disciplines issues des sciences humaines : Aménagement et Sciences des Territoires (ASTRE); Géographie & Territoires; Histoire;Langues et Littératures Anciennes ; Lettres Modernes; Science de l'Information et de la la Communication.
Ce brassage des savoirs a permis de construire une offre de formation performante et transdisciplinaire, assurant aux étudiants des débouchés professionnels élargis.

Forte de plus de 100 enseignants-chercheurs et d'une dizaine d'équipes de recherche, la Faculté participe à une dynamique scientifique et de diffusion des savoirs, résultant d'une forte synergie entre les disciplines et d'une exigence intellectuelle ambitieuse.

La faculté des humanités, lettres et sociétés est à la recherche de son futur gestionnaire administratif H/F dont les missions sont :

• Assurer ses activités en matière de scolarité en lien avec les étudiants, les enseignants-chercheurs, les intervenants extérieurs, les responsables de parcours de formation, les directions de départements d'études et de la Faculté, ainsi qu'avec les services centraux de l'Université.
• Il participe à son échelle à l'atteinte des objectifs de la scolarité et de l'administration de la Faculté dans un contexte évolutif : nouvelle organisation de l'offre de formation en cycle licence, élargissement du contrôle continue, instauration d'un dispositif de seconde chance, évolutions des plateformes de candidatures Parcoursup et E-candidat.
• Il accompagne l'entrée de l'étudiant dans son parcours de formation, de sa candidature jusqu'à l'obtention de son diplôme. Il coordonne l'organisation opérationnelle des formations en amont et en aval de la rentrée universitaire avec les équipes pédagogiques. Il s'adapte à l'amélioration continue de l'organisation et du service rendu aux usagers.

Activités principales :

Accueil/information :

Accueillir, informer et orienter les étudiants et les enseignants chercheurs par tous les moyens utiles,
Informer ou faire le lien avec les interlocuteurs compétents sur toutes les questions liées à la scolarité, (candidatures, aides sociales, bourses, inscriptions administratives...) pour faciliter leur intégration.

Gestion de scolarité :

Contribuer au déploiement des campagnes de candidatures (issues des plateformes Parcoursup et E-Candidat principalement) et des inscriptions administratives.
Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription pédagogique à la publication des résultats.
Collecter, saisir les notes, calculer les résultats, éditer les relevés de notes et attestations de réussite.
Préparer les jurys et éditer les PV de diplômes.

Soutien logistique :

Assurer le soutien logistique aux enseignements (en présentiel et distanciel) et gérer le matériel à disposition des étudiants.
Participer à l'organisation des épreuves, soutenances.
Classer et archiver les dossiers et documents de scolarité.

Profil

Compétences opérationnelles et comportementales :

Savoir planifier son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et respecter les délais

Savoir rendre compte
Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie

Avoir le sens du service aux usagers,

Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents interlocuteurs,

Capacité organisationnelle, sens des responsabilités, rigueur, esprit logique,

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac
Expérience souhaitée : 1 an minimum

Connaissance et outils :

Connaissance du fonctionnement, de l'environnement professionnel, de la réglementation dans l'enseignement supérieur, en particulier sur les questions de scolarité.

Connaissance des techniques d'accueil des usagers du service public.

Connaissance des cursus pédagogique des étudiants et diplômes d'enseignement supérieur.

Service recruteur : Faculté des humanités, lettres et sociétés

Date de prise de poste : Le 13 mai 2024

Localisation du lieu de travail : campus de quais, 7 rue chevreul 69007 Lyon

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1920€ + négociable selon expérience + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an selon le rythme de travail.

• Télétravail jusqu'à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours

• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.

• Restauration sur place avec participation financière de l'établissement.

• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).

• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun

• Participation de l'établissement à la complémentaire santé

• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).

• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation