Assistant(E) de Direction - Paris e, France - Siège de l'AP-HP

Siège de l'AP-HP

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Descriptif du poste

Missions Générales (liste non exhaustive)

Rattaché(e) à la directrice Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers, vous avez pour principale

mission, la prise en charge de la gestion administrative de la direction.

A ce titre, vous êtes en charge de:

- L'assistanat de la directrice du pôle, son adjointe (responsable du pôle pilotage juridique des engagements), la responsable du pôle gestion des actifs immobiliers et la chargée de stratégie de l'offre de logement, afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, organigramme, liste des contacts, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, etc.).
- L'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- La gestion du courrier entrant / sortant (scan, référencements etc.) et le suivi des réclamations.
- La prise en charge des aspects logistiques de la direction (commande et gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur etc.), des demandes d'accès informatiques.
- L'enregistrement de demandes d'achat et la justification des services faits.
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives au service et à la gestion du parc.
- Classer et archiver les documents en lien avec le service des archives.
- La constitution de dossiers, préparation de supports (powerpoint, notre d'arbitrage,...) en lien avec l'activité, la participation, le cas échéant, à des réunions et préparation des CR, la préparation de tableau excel de synthèse, etc.

Profil recherché

Formations et/ou Qualifications:

- Formation supérieure BAC+2 en assistanat de direction ou assistanat de gestion
- Expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire

Compétences opérationnelles:

- Très bonne maîtrise des outils bureautiques : logiciels Word - Excel - PowerPoint sous Windows
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
- Le goût pour la communication
- Rigoureux(/euse) et organisé(e), vous savez faire preuve de méthode et avez le sens des priorités

Compétences relationnelles
- Doté-e d'un excellent sens du relationnel
- Discrétion
- Autonomie
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'anticipation et d'adaptation
- Force de proposition

Compétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Autonomie
Capacité d'adaptation

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Microsoft Excel
Microsoft Word

**Voir plus**

Entreprise

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent.

Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.

Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux Venez nous rejoindre
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A partir de 25 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 5 ans

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Cadre du secteur public / Armées

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d'activité du poste

ACTIVITÉS HOSPITALIÈRES