- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
- Participe à la mise en œuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en œuvre et à son évaluation collective
- Assiste le RTSdans son périmètre d'intervention
- Assure un accueil de qualité par une écoute active.
- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède ponctuellement à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
- Assure la continuité de l'accueil du public et à ce titre accueille ponctuellement, informe et oriente les usagers
- Participe au titre du référent(e) à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
- Assure la gestion des agendas, prise de messages, RDV, gestion RH pour le RTS et le RTPMI
- Gère le planning des concertations
- Assure la logistique et l'intendance des bâtiments, des véhicules, des fournitures, du parc informatique et téléphonique
- Assure le suivi administratif des demandes de TISF pour l'équipe PMI et ASI
- Alimente les tableaux de bord d'activités dont les données DREESS
- Assure le suivi des actions collectives et du réseau des partenaires
- Assure le reporting
- Assure l'organisation des réunions de service (rédaction ordre du jour, compte rendus, suivi des décisions...)
- Organise l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
- Gère le planning de présence de l'équipe et effectue le suivi des absences
- Assiste le RTS
- Assure le suivi des échéances dans les logiciels dédiés des évaluations des IP et des d'entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'enfance
- Saisit les décisions d'aides financières
- Assume les fonctions de sous-régisseur et à ce titre met en place des procédures de contrôle des anomalies
- Assure le suivi des recours gracieux
- Gère et assure le suivi des demandes d'admission en hébergement d'urgence
- Assure le secrétariat du fonds départemental d'aide aux jeunes
- Assiste le RTS dans l'élaboration et le suivi du DUERP
- Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
- Offre socio-éducative locale
- Secteur médico-social
- Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
- Dispositif(s) du domaine d'intervention
- Données du territoire d'intervention
- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
- Appliquer la réglementation
- Tenir des tableaux de bord
- Répondre aux besoins des usagers
- Appliquer les procédures qualité
- Transmettre l'information
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
- Capacité d'adaptation
- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Esprit d'équipe Informations complémentaires :
- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Poste inscrit dans un périmètre projet : NON
- Identification du périmètre : Accueil du public
- Identification de la fonction de l'agent dans le périmètre : Référent qualité
- Gestion d'un budget : NON
- Encadrement d'équipe : NON
- Disponibilité concernant les horaires : NON
- Type de contrainte horaire : Poste à temps complet
- Précision en cas d'horaire spécifique/particulier : Aucune
- Travail au contact du public
- Travail sur écran
Assistant·e administratif·ve du RTS - Montpellier, France - Département de l'Hérault
Description
Description du poste
Missions :
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), Membre de l'équipe médico-sociale,
Activités :
De façon globale :
Pour le RTS :
Profil recherché
Connaissances :
Savoir-faire :
Savoirs comportementaux :
Autres informations sur le poste :
Chiffres clés
Contraintes horaires du poste :
Contraintes du poste :