Assistant administratif polyvalent - Vénissieux, France - Ville de Vénissieux

    Ville de Vénissieux
    Ville de Vénissieux Vénissieux, France

    il y a 2 semaines

    Default job background
    Poste permanent
    Description

    Missions

    Finalité du poste

  • Sous lautorité du directeur adjoint responsable pôle Action Sociale, lassistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) travaille avec les 2 référents financier et RH ainsi que pour le pôle Action Sociale. Il assure en outre un binôme avec lassistant de direction. Il ou elle facilite ainsi la transversalité entre chacun et contribue ainsi à la mise en œuvre des orientations municipales en matière dAction Sociale de la collectivité. Il ou elle est associé(e) aux projets de service, rédige les comptes rendus de réunion et les courriers de la direction.

    • Assurer le secrétariat

  • Assurer laccueil physique et téléphonique
  • Gérer sur demande les agendas des responsables de pôles et du directeur adjoint : organiser, suivre et prioriser les rendez-vous
  • Participer à la planification et à lorganisation des réunions : préparer les ordres du jour, collecter les documents en amont des réunions, rédiger les comptes rendus et participer au suivi de lexécution des décisions prises
  • Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : tableaux de bord, rapports spécifiques, courriers
  • Rédaction de courriers simples, documents administratifs

    • Assurer la gestion administrative du pôle Action Sociale et secteur Ressources

  • Contribuer à la gestion administrative des évènements annuels et projets du pôle social
  • Gérer le calendrier et les rétroplannings des principaux évènements et réunions de la Direction
  • Contribuer à la bonne circulation des informations au sein de la direction et vers les autres directions

    • Autres missions

  • Dans le cadre du binôme avec lassistant(e) de direction, lassistant(e) administratif polyvalent assure les missions par intérim

    • Profil recherché

    .

    Formation

    Formation en secrétariat

    Compétences et qualités

    Savoir faire

  • Autonomie
  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Organisé(e)

    • Savoir être

  • Esprit déquipe
  • Disponibilité
  • Discrétion
  • Qualités relationnelles

    • Connaissances

  • Maîtriser les logiciels de bureautique
  • Connaître les logiciels Airs délib et Airs courrier
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles
  • Avoir la capacité de gérer les courriers de toute la direction (réception, distribution, projet de réponse), suivi de lagenda de la directrice, gestion des appels téléphoniques
  • Rédaction des comptes rendus de service et interservice

    • Caractéristiques du poste

    Expérience demandée : 0 - 2 ans

    Lieu de travail : Hôtel de Ville - CCAS - Vénissieux

    Cycles de travail : 35h, 37h ou 37h30

    Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois

    Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.