Offre D'emploi - Reims, France - ANCOLS

ANCOLS

Entreprise vérifiée

Reims, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Mission générale**

Le/la titulaire du poste assure des missions classiques dévolues à une assistante pour la direction générale (agenda, organisation de réunions, accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, mise en forme de courrier, élaboration de dossiers pour les différentes réunions) mais également, à titre accessoire (pour ce qui relève uniquement de l'élaboration de dossiers), pour le secrétaire général et la directrice des affaires juridiques.

Autant que de besoin, le/la titulaire du poste contribue à l'activité des directions de l'ANCOLS et apporte son appui aux autres directeurs en cas de surcharge d'activité ou d'absence d'un autre assistant ;
Le/la titulaire du poste assure également la préparation logistique des conseils d'administration de l'établissement (environ quatre par an), en lien avec la directrice des affaires juridiques (convocations, organisation des réunions préparatoires, chargement des dossiers sur la plate-forme numérique dédiée, suivi de la validation préalable de ces dossiers par le directeur général, constitution de dossiers papier, mise en signature des délibérations par la présidente ).

Le/la titulaire du poste apporte également son appui pour la préparation d'événements ou de séminaires de l'agence et assure le lien avec les services d'impression du ministère pour les différentes publications de l'agence.

Le/la titulaire du poste doit pouvoir fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs externes et internes (accès au siège, agendas).

**Relations fonctionnelles internes et externes**

Outre la direction générale, le/la titulaire est amené(e) à communiquer et à travailler avec des interlocuteurs internes (équipe du COMEX,) comme externes (président, administrateurs, cabinets ministériels, dirigeants des organismes de logement social,).

**Autonomie et responsabilité**

Le/la titulaire du poste est autonome dans l'accomplissement de ses missions.

**Savoirs et connaissances techniques**
- Connaître l'organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d'intervention de la direction ;
- Connaître les outils et méthodes du secrétariat ;
- Savoir apporter une assistance administrative en respectant les différentes procédures mises en place au sein de l'agence (appels d'offres, formation, ordres de mission, congés et CET, absences, bons de commande repas, commandes fournitures, frais de déplacements,) ;
- Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, logiciel courrier) et des fonctionnalités de la messagerie Outlook ; accès et utilisation des ressources intranet, extranet et internet ;
- Travail en équipe : partage de l'information, collaboration pour pallier une difficulté ou un problème ;
- Classement, archivage.

**Savoirs faire**
- Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie ;
- Justifier d'une première expérience, connaître les acteurs du secteur serait souhaitable ;
- Rédiger des projets de mail ou de courrier ;
- Savoir adapter l'organisation et les méthodes de travail ;
- Savoir planifier ses activités à moyen terme et gérer les priorités et les aléas ;
- Savoir s'adapter, actualiser ses connaissances et évoluer.

**Savoirs être et compétences relationnelles**
- Respecter la confidentialité des informations confiées ;
- Avoir un très bon niveau d'expression orale ;
- Être organisé, rigoureux et méthodique ;
- Faire preuve de réactivité ;
- Savoir s'adapter ;
- Avoir le sens des relations humaines ;
- Rigueur