Secrétaire Service Social - Paris, France - Centre Hospitalier Compiègne-Noyon

Centre Hospitalier Compiègne-Noyon

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Contexte et définition du poste

**MISSION**
- Organiser pour l'équipe du service social la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers.

**ACTIVITES GENERALES**

**Accueil & communication**
- Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs (patients, usagers, familles, agents des services du CHICN ) physiquement et par téléphone
- Recevoir, collecter et mettre en forme les informations pour en assurer la transmission

**Secrétariat**
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers : courriers, comptes rendus de réunions, notes d'information
- Reproduire des documents et en assurer leur diffusion
- Prendre des rendez-vous et gérer les agendas du service

**Gestion administrative**
- Traiter des courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion archivage)
- Suivre l'avancement des dossiers suite à leur enregistrement
- Mettre à jour des fichiers de données
- Organiser et assurer un classement bureautique et physique pour le partage et la conservation de l'information

**Gestion logistique**
- Participer à l'organisation logistique des réunions, visites, commissions spécialisées ou évènements : réservation de salles, de véhicules et préparation des dossiers en amont
- Gérer les stocks de produits (fournitures et consommables), de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) pour le service
- Gérer le départ et l'arrivée du courrier

**Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel**
- Recueillir et transmettre à l'équipe et aux partenaires extérieurs les informations utiles au bon fonctionnement de l'entité
- Communiquer, échanger les informations au sein de l'équipe

**ACTIVITES SECONDAIRES**
- Accueillir, encadrer et assurer l'accompagnement pédagogique des personnes en formation (agent, étudiant, stagiaire )
- Participer à des réunions intra et extrahospitalières (service, synthèse, partenaires extérieurs)
- Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité
- Participer aux réunions de service mensuelles et au projet de service
- Participer à des projets internes au CHICN ou en lien avec les partenaires de l'établissement
- Actualiser ses connaissances par de la documentation et des formations

**POSTIONNEMENT AU SEIN DE L'ETABLISSEMENT**
- Direction du pilotage des projets et de la coordination du parcours patient
- Rattachement hiérarchique:

- Encadrant du service social
- Directrice adjointe en charge du pilotage des projets et de la coordination des parcours patients
- Relations les plus fréquentes : patients et leur entourage, encadrement, médecins, services de soins, partenaires externes (PASS, LHSS, clinique, MDPH)

**CONDITIONS DE TRAVAIL & SUJETIONS PARTICULIERES**
- Poste à temps plein du lundi au vendredi - repos fixe samedi et dimanche
- Durée quotidienne de travail : 7h
- 25 jours de congés annuels

Profil recherché

**DIPLOMES & QUALIFICATIONS**

Bac professionnel secretariat (niveau IV) /BTS

**COMPETENCES, APTITUDES ET SAVOIR FAIRE REQUIS**
- Connaissance du secteur d'activité sanitaire et social, et des dispositifs propres au domaine d'activité
- Connaissances des profils de patients et usagers du service social
- Travail en équipe et en réseau
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Trajectoire )
- Communication et écoute
- Discrétion professionnelles et respect du secret
- Organisation et rigueur,
- Sens des responsabilités
- Adaptabilité
- Respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle