Assistant(E) de Direction Expérimenté Bilingue - Paris, France - Capgemini Invent

Capgemini Invent
Capgemini Invent
Entreprise vérifiée
Paris, France

il y a 3 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**Description de l'entreprise**:
Capgemini Invent est la marque d'innovation digitale, de design et de transformation du groupe Capgemini, qui permet aux dirigeants de façonner l'avenir de leurs entreprises. Etablie dans plus de 36 bureaux et 37 studios de création dans le monde, elle comprend une équipe de plus de collaborateurs composée d'experts en stratégie, de data scientists, de concepteurs de produits et d'expériences, d'experts en marques et en technologie qui développent de nouveaux services digitaux, produits, expériences et modèles d'affaire pour une croissance durable.

Capgemini Invent fait partie du groupe Capgemini, un leader mondial, responsable et multiculturel, regroupant personnes dans plus de 50 pays. Partenaire stratégique des entreprises pour la transformation de leurs activités en tirant profit de toute la puissance de la technologie, le Groupe est guidé au quotidien par sa raison d'être : libérer les énergies humaines par la technologie pour un avenir inclusif et durable. Fort de 55 ans d'expérience et d'une grande expertise des différents secteurs d'activité, Capgemini est reconnu par ses clients pour répondre à l'ensemble de leurs besoins, de la stratégie et du design jusqu'au management des opérations, en tirant parti des innovations dans les domaines en perpétuelle évolution du cloud, de la data, de l'Intelligence Artificielle, de la connectivité, des logiciels, de l'ingénierie digitale et des plateformes. Le Groupe a réalisé un chiffre d'affaires de 22 milliards d'euros en 2022.

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Get The Future You Want_**

**Description de la mission**:
Afin de soutenir les Vice-Présidents de Capgeminie Invent Suisse, nous recrutons un Assistant (e) de Direction pour un poste à pouvoir au plus vite.

Dans ce cadre, vous aurez pour fonction d'assurer, de supporter et accompagner nos membres dirigeants.

Pour y parvenir, vos missions seront les suivantes:

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ASSISTANAT VPs**:

- Gérer les agendas très mouvants
- Collaborer avec les différentes assistantes et départements du groupe ainsi que les clients pour organiser les meetings clients et meetings internes
- Gérer les Notes de frais des VPs via le logiciel Concur
- Gérer la prise des rendez-vous commerciaux des VP
- Suivre les rendez-vous commerciaux
- Organiser les voyages & déplacements des VP (réservation taxis, trains, avions, hôtels, etc.)
- Prendre en charge les demandes de visas et/ou autres documents pour le bon déroulé des voyages des VP
- Assister les VPs sur les Events clients (si appétence et Events ponctuels)
- Commander les petits déjeuner, café, plateaux repas avec notre traiteur interne
- Réserver les restaurants lors de déjeuners/diners extérieurs
- Organiser les workshops internes /externes (s'assurer que tout le matériel dont le VP et ses équipes auront besoin, paper board, stylos, fiches, etc.)
- Préparer les NDA pour les VPs via DocuSign
- Enregistrer les WTR des VPs
- Gérer les bons de commandes (Purchase Order, Purchase Order fournisseurs)
- Gérer la distribution du courrier au sein de l'équipe
- ** ONBOARDING /OFFBOARDING**:

- Mettre à jour les différentes listes de l'entité (arrivée /départ)
- Mettre à jour la liste contact interne (arrivée /départ)
- Mettre à jour le trombinoscope et le diffuser à chaque changement aux équipes
- Transférer les invitations des meetings récurrents aux nouveaux collaborateurs
- Contacter les nouveaux collaborateurs pour faire un portrait de leur parcours afin de les présenter ensuite à l'équipe
- Accueillir les nouveaux collaborateurs lors de leur premier jour
- Être le point de contact des nouveaux collaborateurs
- Offboarding, aider les collaborateurs avec leur fiche de départ et les documents à transmettre
- ** RECRUTEMENT**:

- Gérer le suivi des entretiens en cours en collaboration avec la RH
- Récupérer les feedbacks des entretiens
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VIE & ANIMATION DE L'EQUIPE**:

- Gérer le stock de fournitures et anticiper les commandes
- Gestion des fournisseurs (ex : abonnements presse)
- Participer aux animations de l'équipe sur l'organisation et la logistique
- Ouvrir des tickets auprès du prestataire interne en cas de problème techniques sur une installation sur le Bench
- Répondre aux sollicitations de l'équipe
- ** Si Appétences**: Aide à l'organisation des 2 séminaires annuels avec l'Executive assistant en poste.

**La liste des taches n'est pas exhaustive**

**Profil**:

- Très rigoureux (se)
- Autonome et force de propositions
- Excellentes capacités d'organisation et multitâches
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
- Excellentes capacités dans la gestion du stress et des urgences
- Un optimisme sans faille et une volonté de faciliter le quotidien des équipes
- Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles
- Capacité à s'adapter à toutes sortes de situations, da
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