Gestionnaire Administratif-ve - Paris e, France - INRAE

INRAE

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

75007 Paris _

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**Présentation INRAE**:
L'Institut national de recherche pour l'agriculture, l'alimentation et l'environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l'animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

**Environnement de travail, missions et activités**:
vous serez rattaché-e à l'unité d'appui UAR CODIR, composée de 80 personnes, qui est la structure opérationnelle du Collège de Direction d'INRAE, qui définit et met en place la stratégie de l'Institut. Ainsi, l'unité CODIR assiste le PDG, le Vice-Président pour l'International, les trois Directeurs généraux délégués et les trois Directeurs scientifiques (Agriculture, Alimentation et Environnement), pour la mise en oeuvre des actions initiées par exemple en matière d'animation scientifique et de partenariat. L'unité assure également la gestion des moyens communs, y compris ceux de certaines instances qui lui sont rattachées (Conseil d'Administration, Conseil Scientifique, Comité d'Ethique, Comité d'Histoire).

Votre activité en gestion administrative s'inscrit dans le cadre de cette unité CODIR. Elle s'exerce sous l'autorité du directeur/de la directrice de l'unité CODIR (DU) et de son adjoint(e) (DUA).

Auprès du DU et en lien étroit avec la secrétaire générale du Collège de direction, vous assurerez la gestion administrative et logistique des activités d'animation collectives initiées par la direction générale dans le cadre du pilotage de l'Institut, en particulier l'organisation de réunions institutionnelles (réunions hebdomadaires et séminaires réguliers du Collège de direction, réunions de la direction générale avec les présidents de centre et les chefs de départements d'INRAE, réunion des directeurs d'unité d'INRAE, etc, soit près de 60 événements à organiser par an). Il s'agit de rechercher puis réserver des lieux pour les séminaires et certaines de ces réunions en recourant aux procédures de mise en concurrence plus ou moins formelles prévues pour les achats publics.

Vous aurez la responsabilité d'organiser tous les éléments logistiques : restauration, déplacements, traitement de certains frais, échanges avec les participants, appui à la secrétaire générale du Collège pour la préparation des programmes et l'établissement des dossiers correspondants, classement informatique et papier des dossiers.

Un appui à l'organisation de l'activité du DU et du DUA, ainsi que de la secrétaire générale du collège de direction est également attendu, notamment pour la planification des activités et des agendas, les réservations de salles de réunions (pour certaines, vous serez le/la référent(e) de réservation), mais aussi pour la réalisation de certains comptes rendus de réunions de l'unité CODIR.

Vous aurez à gérer de nombreuses relations avec des interlocuteurs variés : scientifiques, personnels administratifs et comptables, fournisseurs, prestataires, français et parfois étrangers. En interne à l'unité, vous établirez des relations fonctionnelles privilégiées avec les gestionnaires financiers (4), la référente RH et les assistant(e)s des trois directions scientifiques de l'unité, du cabinet de la présidence et des directions générales déléguées (9 au total).

Vous serez amené(e) à assurer un appui administratif à certaines instances liées à l'unité, comme le Comité d'Histoire, les Lauriers : organisations de réunions, gestion des déplacements de leurs membres et frais induits, constitution des dossiers.

Enfin, selon le planning d'activité de l'équipe administrative placée auprès du DU et à laquelle vous serez intégré(e), votre concours pourra être demandé pour contribuer à l'accomplissement de missions transversales au sein de l'unité.

**Activités REFERENS (ne figurera pas dans la fiche profil)**
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière;
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure;
- En appliquant les procédures dédiées;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers);
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion;
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information;
- Administratif, financier et/ou ressources humaines;
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