Assistant de Direction - Rennes, France - Harmonie Mutuelle

Harmonie Mutuelle

Entreprise vérifiée

Rennes, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Nous recherchons**:
**1 Assistant de direction H/F**

Vous êtes en quête d'une nouvelle aventure professionnelle ? vous avez des convictions et voulez les porter haut et fort ? Vous voulez un parcours qui vous ressemble ? Vous recherchez un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ? Vous recherchez plus de sens et de collectif dans le monde professionnel ?

**Et si vous étiez fait pour** Harmonie Mutuelle **

**Le poste**:
**Rattaché à la direction Marketing et vision client, vous assistez le directeur et apporter votre soutien à le direction afin d'optimiser la gestion des activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, gestion budgétaire...). Vous pouvez également prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de**
**séminaires, salons,...).**

**Vos missions principales**:

- Gestion de dossiers- Préparer, suivre, cordonner et réaliser les travaux constitutifs des dossiers pris en charge
- Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, commissions, etc.
- Organiser des réunions, séminaires (réservations, convocations, relations prestataires externes)
- Traiter les suites des réunions, commissions,(courriers, suivi des décisions, traitement des

demandes,...)- Traiter les factures et suivre le budget de la direction dans certains domaines : informatique, séminaires, moyens généraux, salaires

Secrétariat- Gérer et organiser les contacts, rendez-vous et réunions du/des directeur(s), mettre à jour l'agenda, alerter sur les échéances. Optimiser les déplacements en organisant leur logistique
- Rédiger les comptes rendus des réunions
- Rédiger et mettre en forme des écrits courants (notes de service, courrier, courriel), à caractère confidentiel, à partir de consignes orales ou manuscrites
- Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques et mails
- Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, demandes d'investissement)
- Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle
- Effectuer le classement et l'archivage des documents de la direction et les tenir à jour en respectant les procédures et plans de classement définis.

Traitement de l'information- Assurer le reporting et le suivi de l'activité dans les outils informatiques
- Contribuer à organiser l'activité de la direction dans le domaine de l'échange d'informations (tableau de bord, procédures intra et inter services, plan de classement, consolidation des suivis d'activité,)
- Organiser et coordonner la récupération et la transmission des informations auprès des

personnes désignées (interne, externe)- Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d'information
- Proposer des améliorations des outils internes et accompagner les managers dans leur utilisation
- Participer à la rédaction des procédures générales applicables au sein du service ou de la direction
- Organiser et gérer la documentation de la direction (planification, diffusion, abonnements, ).

**Votre profil et vos atouts**:
Vous êtes autonome, organisé(e) et rigoureux(euse). Vous disposez de bonnes capacités de communication à l'écrit et à l'oral.

Vous avez un excellent relationnel et savez adapter votre posture et votre discours à des interlocuteurs divers.

Vous êtes à l'écoute, disponible et faites preuve de discrétion avec un réel sens de la confidentialité.

Vous êtes force de proposition, vous avez démontré vos capacités à prendre des initiatives et à anticiper les attentes de votre directeur.

Vous êtes à l'aise avec Office 365 et avez une appétence pour les nouvelles technologies de l'information et communication (teams, SharePoint ).

**Informations complémentaires**:
**Type de contrat **:CDD 6 mois
Temps complet

**Rémunération**: 30-35k€

**Référence**: HM/2023/356

**A propos, qui sommes-nous ?**

Harmonie Mutuelle, membre fondateur du groupe mutualiste de protection sociale VYV couvre 5 millions d'adhérents, entreprises et entrepreneurs. Devenue en 2021, _entreprise mutualiste à mission_, Harmonie Mutuelle veut agir sur les facteurs sociaux, environnementaux, et économiques qui améliorent la santé des personnes autant que celle de la société en mobilisant la force des collectifs.

Harmonie Mutuelle s'engage aux côtés des entreprises et des entrepreneurs qui veulent agir dans l'intérêt collectif et les accompagne dans la protection et le développement de leur capital humain.

Rejoindre Harmonie Mutuelle, c'est s'engager aux côtés de 5 000 collaborateurs, partout en France, dans une aventure humaine et porteuse de sens et œuvrer pour le mieux-être de tous